In gesprek met Maureen Lashley, medewerker bij het Evenementenbureau van de Kamer van Koophandel
Professioneel 'gebruiker van feedback'
In de serie 'in gesprek met managers en professionals': Maureen Lashley. Maureen heeft ruim 20 jaar ervaring met ondernemend Groot Amsterdam. Ze heeft diverse functies bekleed bij de Kamer van Koophandel. Het werkgebied van de Kamer van Koophandel Amsterdam omvat 22 gemeenten. Sinds drie jaar kent de Kamer een Evenementenbureau dat met een team van 9 mensen verantwoordelijk is voor alle bijeenkomsten.
Dat betekent dat ze seminars en events organiseert gericht op voorlichting rondom de start van het bedrijf, internationaal ondernemen, overdracht van de onderneming en wet- en regelgeving. Daarbij gaat het bijvoorbeeld over startersregelingen, bedrijfsovername, import en export, de internationale handelsdag en alles wat er komt kijken bij het aannemen van personeel.
Bepaalde thema's krijgen daarbinnen soms extra aandacht. Zo is de Kamer de afgelopen twee jaar sterk bezig geweest met duurzaam ondernemen en veiligheid. Nu gaat de aandacht uit naar schuldsanering en de kredietcrisis. Maureen's eigen speerpunten liggen op (het verbinden van) netwerken, diversiteit en de Nieuwjaarsbijeenkomst. Voorheen heeft ze lange tijd ook de Startersdag georganiseerd.
Kamer-bijeenkomsten worden zeer regelmatig gehouden waarbij er per keer tussen de 400 à 3000 bezoekers getrokken worden voor de events en zo'n 30 per seminar. Reden om Maureen eens te vragen naar de waarde van het persoonlijk en professioneel goed omgaan met feedback.
Ons gesprek vond plaats op 11 maart 2009.
Wat betekent feedback voor jou?
Ik vind feedback persoonlijk heel belangrijk, maar ook best lastig. Vooral het geven van feedback. Vanwege mijn werk heb ik veel te maken met het onderwerp feedback geven en ontvangen. Zo evalueren we natuurlijk alle bijeenkomsten en zijn daarmee wekelijks bezig met feedback. Daarnaast speelt feedback ook een rol in sommige programma's die we geven. Zo kent de Netwerkavond voor starters een oefensessie waar de ondernemers aan de slag gaan met hun eigen elevator pitch. De deelnemers aan zo'n sessie wordt dan gevraagd om elkaar feedback te geven. Dan zie je dat ze dat moeilijk vinden. Mensen zijn vooral bang om iets te zeggen dat de ander kwetst of ze vinden het moeilijk om te formuleren waar het echt om gaat. Dan houden ze zich liever wat op de vlakte. Zelf heb ik natuurlijk ook trainingen gevolgd waarin het geven en ontvangen van feedback aan de orde was. Ik weet dus wel wat de regels zijn rondom feedback. Belangrijk vind ik dat je bij negatieve feedback goed oplet dat je dat zo snel mogelijk doet en dat je aangeeft wat het voor jou betekent.
Ik zou wel wat meer feedback willen ontvangen. Het helpt me om me verder te ontwikkelen. Ik krijg wel voldoende waardering. Maar als je dan weinig kritische feedback krijgt wordt de neiging groter om op de automatische piloot te gaan. Je hebt minder gelegenheid om toch nog een stapje te zetten, je te verbeteren.
Of ik om feedback vraag? Nou soms wel, maar niet zo vaak. Dan check ik of ik het wel goed doe. In mijn eigen team is dat makkelijker dan daarbuiten. We hebben allemaal onze eigen expertise en dus hebben we elkaar nodig.
Kennis delen
Verschillende afdelingen binnen de Kamer hebben elkaar ook nodig. Zo ligt er bijvoorbeeld een direct belang om als afdelingen Regiostimulering en Voorlichting goed af te stemmen. Wanneer je elkaar betrekt wordt het eindproduct beter. Ik merk te vaak dat er eilandjes zijn binnen de Kamer. Dan worden dingen soms dubbel gedaan of juist onvoldoende opgepakt. Men is dan bezig met de eigen klus zonder zich voldoende te realiseren dat het delen van kennis enorm belangrijk is om de gezamenlijke klus goed te kunnen uitvoeren. In dat kader zijn we nu bijvoorbeeld bezig met een update van ons eigen interne netwerkbeleid en brengen we de individuele netwerken die een ieder heeft in kaart. Dat is ook kennis delen. Het is handig om van elkaar te weten hoeveel energie je steekt in welke relaties. Dat maakt dat je beter en efficiënter kunt werken samen.
Of ik echt een lijn uitzet waarbij ik voor mezelf bepaal waar ik me in wil ontwikkelen? Nee. Dat zou ik wel willen doen. Maar dat komt er in praktijk niet van. Dat blijft liggen in de stroom der dingen. Drukte, veel bijeenkomsten. Dat laat soms weinig ruimte om stil te staan en me af te vragen wat mijn eigen verbeterpunten zijn.
Wat is de leukste feedback die je zelf hebt gekregen?
Maureen lacht. Ik mag niet klagen over hoeveel complimenten ik krijg. Maar heel leuk vond ik het dat ik en plein public spontaan gezoend werd door onze directeur omdat ze heel blij was met de ondersteuning die ik haar in een project had geboden.
Wat zou je leuk vinden om over jezelf te horen?
Dat ik betrokken ben bij ondernemers en bij wat ik doe!
Welke rol speelt feedback bij het organiseren van evenementen?
Onze events en seminars evalueren we heel professioneel. Het vragen om feedback begint daarbij al voorafgaand aan de bijeenkomst. Dan vragen we om pre-feedback door intern aan onze collega's te vragen of ze tips hebben voor ons. We checken waar we op moeten letten.
Na de uitvoering van de bijeenkomst hebben we altijd een evaluatie met het projectteam. Dat betekent wekelijks evalueren. Daartoe maken we een verslag van de bijeenkomst waarbij op een groot aantal punten wordt nagegaan hoe het is gelopen. Zo kijken we of we onze doelen hebben gehaald, of we de doelgroep binnen hebben gekregen, hoe de contacten met de leveranciers zijn geweest, of we intern de zaken op orde hadden en wat de bezoekersresultaten zijn. Bij leveranciers kun je denken aan de catering, de verhuurders van een locatie en van apparatuur, de sprekers, workshopleiders, standhouders, gespreksleiders en adviseurs.
Met name de sprekers zijn erg belangrijk voor de bezoekersresultaten. We werken veelal met zeer ervaren, vaste sprekers. Onze toppers scoren tussen de 8 à 8,3. Die zijn moeilijk te vervangen, iets dat soms toch wenselijk of nodig is, bijvoorbeeld wanneer je weer eens iets anders wilt aanbieden. Onze eigen docenten worden gecoached en begeleid.
Verwachtingenmanagement
We vragen bezoekers altijd wat zij van de bijeenkomst verwachtten en of we aan die verwachtingen hebben voldaan. We checken wat men van de sprekers vindt, van de inhoud van de bijeenkomst en de presentaties en van de wijze van presenteren. We gaan ook na of er voldoende informatie was, of er niet te veel informatie is gegeven, of men informatie heeft gemist en of de informatie ook toepasbaar is. Kan men na de bijeenkomst ook echt aan de slag met wat er is geboden?
Daar waar mensen echt negatief zijn over een bijeenkomst bellen we ze na om uit te zoeken waar dat aan ligt. Meestal ligt dat dan aan een mismatch tussen het doel van de bijeenkomst en de verwachting van de deelnemer. Zo zijn er soms ondernemers op een startersdag die al veel verder zijn dan onze doelgroep. Zo'n ondernemer haalt dan te weinig nieuwe kennis uit de dag. Het komt ook voor dat een deelnemer met een heel ander doel aanwezig is, bijvoorbeeld het vinden van potentiële klanten. Verwachtingenmanagement is dus een heel belangrijk issue in de voorbereiding. Je moet goed uitleggen waar een bijeenkomst over gaat en wat je er kunt leren.
Overall scoren we voor grote events gemiddeld een 7,5 en voor seminars een 7,5 à 8. Onder de 7,5 kijken we heel kritisch naar het programma. Dat moet dan de volgende keer beter!
Heb je een tip voor ondernemers?
Schrijf je eigen successen, valkuilen en kritische momenten voor jezelf op. Dat is feedback aan jezelf. Zeker wanneer je veel werk hebt vergeet je die zaken soms. Als je ze opschrijft houd je ze beter vast en kun je er een volgende keer gebruik van maken in je voorbereiding.
Wat moet je als ondernemer beslist niet doen?
Als je een keer iets doet dat niet succesvol is moet je daar niet in blijven hangen, niet terecht komen in een negatieve spiraal. Blijf altijd ook kijken naar wat wel goed gaat en haal de positieve punten uit elke ervaring!
Je ontmoet veel ondernemers. Waarin onderscheiden echt succesvolle ondernemers zich van minder succesvolle ondernemers?
Zij hebben een grote focus op hun doelen en een enorme drive. Vaak zijn het van zichzelf charismatische persoonlijkheden en ze hebben altijd een groot netwerk.
Tot slot: hoe was het voor jou om dit interview te geven en heb je nog feedback voor mij?
Ik vond het leuk om te doen. Het zet me toch weer aan het denken, over feedback en de waarde van onze evaluaties. We doen dat automatisch op een professionele manier. Met feedback bezig zijn voor mezelf is lastiger. Goed om daarbij stil te staan. Leuk dat je me deze vragen stelt!
Met dank aan Maureen Lashley voor het plezierige gesprek,
Miranda Langedijk
Dit interview en meer tref je ook aan in de nieuwsbrief over Feedback.
Dr. Miranda Langedijk is (team)coach en strategisch HRM consultant. Ze verzorgt MD-trajecten en geeft SuccesManagement (Team) trainingen. Ze heeft twee boeken geschreven over Human Resource Management, ze publiceert artikelen en columns en ze is uitgever van het SuccesManagementSpel, een toolkit voor coaches, trainers, adviseurs en managers.
In gesprek met...
.jpg)
Zo nu en dan ga ik in gesprek met managers en professionals met een bijzondere kijk op, of veel ervaring met, een aan coaching gerelateerd onderwerp. Lees en 'luister' mee!