Aanpakken van uitstelgedrag
In dit artikel gaan we in op het aanpakken van uitstelgedrag. We onderzoeken de oorzaken van uitstelgedrag. Het is heel handig om je eigen uitstelgedrag scherp te hebben. Lastig misschien, wanneer je dat ervaart als confronterend, maar wel slim. Met onze zelfscan Uitstelgedrag kun je eenvoudig en snel je eigen uitstelgedrag in kaart brengen.
Uitstellen: geweldige graadmeter voor hoe het je gaat!
Ken je dat, uitstellen? Of stel je nooit iets uit?
Doe je de makkelijke klussen eerst en wordt het stressen om die moeilijke klus dan nog op tijd af te krijgen? Begin je pas aan die moeilijke nota of dat saaie overzicht als de deadline binnen 24 uur valt? Ga je toch eerst nog twee keer een kop koffie halen of nog even een praatje maken met die collega die het zo moeilijk heeft? Doe je op je thuiswerkdag eerst nog even dat wasje in de wasmachine, haal je net zo makkelijk even de boodschappen of lees je voor de vierde keer de opdracht door, voordat je je er toe kan dwingen aan de slag te gaan?
Veel mensen stellen regelmatig zaken uit. Zowel privé (opruimen, schoonmaken, administratie, klussen in huis) als op het werk (nota’s, telefoontjes, vergaderingen voorbereiden, overleg, administratieve taken). Het is heel handig om je eigen uitstelgedrag scherp te hebben. Lastig misschien, wanneer je dat ervaart als confronterend, maar wel slim.
Dit artikel is eerder verschenen in onze nieuwsbrief ‘Aanpakken van uitstelgedrag’ (nr.22).
Ook elk kwartaal gratis tips en artikelen voor meer rust en overzicht ontvangen?
Uitstellen als signaal
Uitstellen is lang niet altijd alleen maar vervelend of onhandig. Meestal is het een belangrijk signaal. Input om aan de voorkant (voor je met een opdracht zit die je gaat uitstellen) je wensen, verwachtingen of voorkeuren bij te stellen. Of om aan de achterkant (als je er eenmaal tegen aanloopt) handige strategieën in te kunnen zetten om zo effectief mogelijk met je eigen uitstelgedrag om te gaan.
Wat stel je uit?
Met klanten die last hebben van uitstellen zoeken we meestal uit welke specifieke zaken ze voor zich uit schuiven. Dan blijkt bijvoorbeeld dat je het volgende kunt uitstellen:
- Werk dat je niet leuk vindt (saai, niet interessant of uitdagend)
- Werk waar je niet goed in bent of denkt te zijn
- Werk dat je moet aanleveren aan mensen die vooral kritiek en weinig of geen waardering uiten
- Werk voor mensen die zich zelf niet aan afspraken houden (die bijvoorbeeld zelf niet tijdig aanleveren of even bijspringen als daarom gevraagd wordt)
- Al het werk waarbij je door de bomen het bos niet meer ziet of waarvan je niet (meer) weet wat je er mee moet (een inbox met 150 ongelezen mails, overvolle agenda, geen goede planning)
- Je stelt het afronden van werk uit, omdat je de lat heel hoog hebt (je bent perfectionistisch ingesteld of je hebt een grote behoefte aan controle: het is nooit goed genoeg)
Het zijn maar enkele voorbeelden waar het helpt te weten wat je uitstelt. Want elke categorie kan een andere aanpak vergen. In alle gevallen begin je met je eigen observaties serieus te nemen.
Stel jezelf de vraag: moet ik dit nu 100% goed doen?
Stel dat je zaken uitstelt omdat je ze niet leuk vindt, dan ligt de vraag voor de hand of jij dat werk überhaupt wel moet doen.
Is dit het werk dat je graag doet, past deze functie je? Kun je deze klus uitbesteden aan iemand anders? Is de aanpak die je kiest wel de beste? Zou je je doel ook op een hele andere manier kunnen realiseren (out of the box denken)?
Misschien komen de voorbeelden vanzelf bij je boven. Zo niet, hieronder voorbeelden van enkele van onze klanten.
De training Effectief & Assertief Communiceren heeft me opgeleverd te kijken naar wat ik zelf kan doen met betrekking tot overtuigingen en grenzen stellen.
Yvonne Ploeger, ambulant begeleider, traineren coach bij Gedragpunt
Oorzaken van uitstelgedrag wegnemen: voorbeelden van klanten
Grenzen stellen
Een klant vertelde eens dat ze, door haar uitstelgedrag serieus onder de loep te nemen, erachter kwam dat ze in haar functie een relatief groot pakket aan taken had die ze zich door de jaren heen had laten aanleunen. Steeds kwam er iets bij en doordat ze niet duidelijk was geweest over haar wensen en kwaliteiten en doordat ze moeite had met grenzen stellen en ‘nee’ zeggen, was de focus in de functie steeds meer komen te liggen bij de klussen die niet haar voorkeur hadden. Waardoor ze nauwelijks meer plezier had in haar functie en ook niet tot haar recht kwam.
Toen ze dit bespreekbaar leerde maken, kon ze samen met haar leidinggevende de situatie veranderen. Ze werkt nu met veel plezier en is van veel meer waarde voor de organisatie. Soms neem je veel te lang aan ‘dat iets nu eenmaal zo moet’ of ‘dat dat in deze organisatie steeds zo gaat’ of ‘dat jij dat nou eenmaal niet gaat bespreken’.
Zelfvertrouwen
In een andere situatie kon iemand een grote stap zetten door het uitstelprobleem eens op een andere manier te benaderen. Bijvoorbeeld door erachter te komen dat het grootste probleem het eigen zelfvertrouwen was en dat vervolgens op te vijzelen. In plaats van steeds te twijfelen over het eigen kunnen en daardoor het werk niet af te ronden.
Effectief en assertief communiceren
Andere klanten kozen er bijvoorbeeld voor om het gesprek aan te gaan met de leidinggevende die zich niet bewust was van het belang van waardering. Of met de manager die niet wist hoeveel effect zij had met haar niet opbouwende kritiek. Of door de collega in kwestie op een assertieve manier aan te spreken op de niet nagekomen afspraken en te werken aan de relatie in plaats van te blijven zitten met de eigen weerzin om aan de slag te gaan.
Er was ook een klant die voortaan opdrachten niet klakkeloos meer aannam, maar die leerde doorvragen, totdat het hem geheel duidelijk was wat precies de vraag was en wanneer het product echt uiterlijk gereed diende te zijn. Een werkwijze die hem niet alleen hielp om te beginnen, maar die hem ook veel waardering opleverde, omdat de opdrachtgevers zich veel meer gehoord en begrepen voelden en de resultaten beter waren.
Kortom, door achter het uitstelprobleem te kijken kan blijken dat het probleem niet ligt in het uitstellen, maar in de redenen voor het uitstellen. Zo bekeken is uitstelgedrag een geweldige graadmeter voor hoe het je gaat.
Zelfscan
Wil je weten of je last hebt van uitstelgedrag en in welke mate? Doe hier de zelfscan Uitstelgedrag en onderzoek hoe het met jouw uitstel stijl is gesteld.
Beginnen is het einde van uitstellen!
Durf aan te kijken wat er werkelijk speelt. Kies hoe je er mee om wil gaan en maak daarmee een begin. Bijvoorbeeld door te kiezen tussen ‘moeten’ en ‘willen’, met werkzaamheden opdelen in kleinere taken, met te accepteren dat het niet perfect hoeft te zijn en met bijleren of teruggeven.
Meer artikelen in deze reeks
Nu actie ondernemen?
Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
