Aanpakken van uitstelgedrag

Uitstellen: geweldige graadmeter voor hoe het je gaat!

Ken je dat, uitstellen? Of stel je nooit iets uit? Doe je de makkelijke klussen eerst en wordt het stressen om die moeilijke klus dan nog op tijd af te krijgen? Begin je pas aan die moeilijke nota of dat saaie overzicht als de deadline binnen 24 uur valt? Ga je toch eerst nog twee keer een kop koffie halen of nog even een praatje maken met die collega die het zo moeilijk heeft?
Doe je op je thuiswerkdag eerst nog even dat wasje in de wasmachine, haal je net zo makkelijk even de boodschappen of lees je voor de vierde keer de opdracht door, voordat je je er toe kan dwingen aan de slag te gaan?

Veel mensen stellen regelmatig zaken uit. Zowel privé (opruimen, schoonmaken, administratie, klussen in huis) als op het werk (nota’s, telefoontjes, vergaderingen voorbereiden, overleg, administratieve taken). Het is heel handig om je eigen uitstelgedrag scherp te hebben. Lastig misschien, wanneer je dat ervaart als confronterend, maar wel slim. 

Uitstellen als signaal 

Uitstellen is namelijk lang niet altijd alleen maar vervelend of onhandig. Meestal is het een belangrijk signaal. Input om aan de voorkant (voor je met een opdracht zit die je gaat uitstellen) je wensen, verwachtingen of voorkeuren bij te stellen. Of om aan de achterkant (als je er eenmaal tegen aanloopt) handige strategieën in te kunnen zetten om zo effectief mogelijk met je eigen uitstelgedrag om te gaan. 

Wat stel je uit?

Met klanten die last hebben van uitstellen zoek ik meestal uit welke specifieke zaken ze voor zich uit schuiven. Dan blijkt bijvoorbeeld dat je het volgende kunt uitstellen:

• Werk dat je niet leuk vindt (saai, niet interessant of uitdagend).
• Werk waar je niet goed in bent of denkt te zijn. 
• Werk dat je moet aanleveren aan mensen die vooral kritiek en weinig of geen waardering uiten.
• Werk voor mensen die zich zelf niet aan afspraken houden (die bijvoorbeeld zelf niet tijdig aanleveren of even bijspringen als daarom gevraagd wordt).
• Al het werk waarbij je door de bomen het bos niet meer ziet of waarvan je niet (meer) weet wat je er mee moet (een inbox met 150 ongelezen mails, overvolle agenda, geen goede planning)
• Je stelt het afronden van werk uit, omdat je de lat heel hoog hebt (je bent perfectionistisch ingesteld of je hebt een grote behoefte aan controle: het is nooit goed genoeg) 

Het zijn maar enkele voorbeelden waar het helpt te weten wat je uitstelt. Want elke categorie kan een andere aanpak vergen. In alle gevallen begin je met je eigen observaties serieus te nemen.

Stel jezelf de vraag: moet ik dit nu 100% goed doen? 

Stel dat je zaken uitstelt omdat je ze niet leuk vindt, dan ligt de vraag voor de hand of jij dat werk überhaupt wel moet doen.
Is dit het werk dat je graag doet, past deze functie je? Kun je deze klus uitbesteden aan iemand anders? Is de aanpak die je kiest wel de beste? Zou je je doel ook op een hele andere manier kunnen realiseren (out of the box denken)?

Misschien komen de voorbeelden vanzelf bij je boven. Zo niet, ik denk aan de klant die er, door haar uitstelgedrag serieus onder de loep te nemen, achter kwam dat ze in haar functie een relatief groot pakket aan taken had die ze zich door de jaren heen had laten aanleunen. Steeds kwam er iets bij en doordat ze niet duidelijk was geweest over haar wensen en kwaliteiten en doordat ze moeite had met grenzen stellen en ‘nee’ zeggen, was de focus in de functie steeds meer komen te liggen bij de klussen die niet haar voorkeur hadden. Waardoor ze nauwelijks meer plezier had in haar functie en ook niet tot haar recht kwam. 

Oorzaken van uitstelgedrag wegnemen! 

Toen ze dit bespreekbaar leerde maken, kon ze samen met haar leidinggevende de situatie veranderen. Ze werkt nu met veel plezier en is van veel meer waarde voor de organisatie. Soms neem je veel te lang aan ‘dat iets nu eenmaal zo moet’ of ‘dat dat in deze organisatie steeds zo gaat’ of ‘dat jij dat nou eenmaal niet gaat bespreken’. 

Zelfvertrouwen 

Ook in andere gevallen zie ik voorbeelden voor me waar iemand een grote stap kon zetten door het uitstelprobleem eens anders te benaderen. Bijvoorbeeld door er achter te komen dat het grootste probleem het eigen zelfvertrouwen was en dat vervolgens op te vijzelen. In plaats van steeds te twijfelen over het eigen kunnen en daardoor het werk niet af te ronden. 

Effectief en assertief communiceren 

Of door het gesprek aan te gaan met de leidinggevende die zich niet bewust was van het belang van waardering. Of met de manager die niet wist hoeveel effect zij had met haar niet opbouwende kritiek. Of door de collega in kwestie op een assertieve manier aan te spreken op de niet nagekomen afspraken en te werken aan de relatie in plaats van te blijven zitten met de eigen weerzin om aan de slag te gaan.

Of de klant die voortaan opdrachten niet klakkeloos meer aannam, maar die leerde doorvragen, totdat het hem geheel duidelijk was wat precies de vraag was en wanneer het product echt uiterlijk gereed diende te zijn. Een werkwijze die hem niet alleen hielp om te beginnen, maar die hem ook veel waardering opleverde, omdat de opdrachtgevers zich veel meer gehoord en begrepen voelden en de resultaten beter waren.

Kortom, door achter het uitstelprobleem te kijken kan blijken dat het probleem niet ligt in het uitstellen, maar in de redenen voor het uitstellen. Zo bekeken is uitstelgedrag een geweldige graadmeter voor hoe het je gaat:

Doe jij de dingen die jij graag wilt doen en werk je prettig en effectief samen met de mensen met en voor wie je werkt? 

Quick scan 

Wil je weten of je last hebt van uitstelgedrag en in welke mate? Doe hier de quick scan Uitstelgedrag en onderzoek hoe het met jouw uitstel-stijl is gesteld.

Voor 5 concrete anti-uitstel tips zie onderstaand artikel! 

Van Uitstelgedrag naar Doen!

Vijf tips om met meer plezier te beginnen

Het vorige artikel ging over de vraag hoe ‘aan de voorkant’ naar uitstelgedrag te kijken. Of te wel: wat kun je leren van je eigen uitstelgedrag? Doe je de dingen die bij je passen, waarin je talenten maximaal ingezet worden en die je leuk vindt? Heb je de vaardigheden en het lef om je assertief op te stellen en duidelijk en tijdig je grenzen te stellen en opdrachten SMART te maken?  En tot slot: werk je met en voor de mensen met wie je wilt werken?

Nu kijken we naar de ‘achterkant’ van uitstelgedrag. Wat als je geconstateerd hebt dat dit de klus is die je ‘moet’ doen?

Tip 1: Pas je taalgebruik en denken aan van ‘moeten’ naar ‘willen’

Praten in termen van ‘moeten’ komt heel veel voor. Je kunt het afdoen en zeggen dat sommige dingen nou eenmaal moeten. Maar het gebruik van die term heeft veel meer invloed op je motivatie dan je denkt. Als je er bewust voor kiest om iets te doen, dan wil je er blijkbaar de verantwoordelijkheid voor nemen. Waarom dan ook niet praten in termen van ‘willen’? 

Je bent geen slachtoffer, je kiest. Of je doet het niet (nu) of je delegeert het en accepteert de consequenties. Of je beseft dat je een verantwoordelijk mens wilt zijn die bepaalde zaken (nu en zelf) doet omdat dit (op termijn) positieve gevolgen heeft, die jij wenst en belangrijk vindt. Van luiers verschonen, de vuilniszak wisselen, de belastingaangiften regelen tot de nota schrijven waarin je verantwoording aflegt voor het project dat je hebt gedaan. Het zijn allemaal situaties waarin je hebt besloten dat je het belangrijk vindt om goed te zorgen voor je kinderen, om in een schoon huis te leven of om rond te komen en je werk naar behoren te doen. Positieve keuzes dus. Acties waarmee je je eigen doelen realiseert. 

Ga praten in termen van ‘willen’ en ervaar de kracht die ervan uitgaat als je gaat staan voor wat je wilt bereiken.

Tip 2:  Creëer overzicht 

Wanneer er teveel of te grote taken op je bord liggen, kun je het overzicht kwijtraken en weet je niet meer waar je moet beginnen.

Zaak is dan om de tijd te nemen om je werkzaamheden in kaart te brengen, prioriteiten te stellen, grote opdrachten in kleinere taken te verdelen en deze in te plannen.  Dit wordt ook wel de salamitactiek genoemd (iets in kleine stukjes opsnijden). Op deze manier is het gemakkelijker om met een taak te starten. Beloon jezelf als je een kleine taak hebt afgerond. Hierdoor voel je je positiever en krijg je meer energie. En dat maakt je weer productiever.

Tip 3:  Perfectionisme loslaten

Veel van onze klanten leggen de lat hoog. Vaak doen ze dat zowel in het werk als privé. Er is niets mis met je best doen en hard werken. Maar wanneer je jezelf uitput of verlamt door te hoge eisen te stellen dan wordt het contraproductief (nog afgezien van ongezond en hoogst onplezierig). Zo’n veel te groot eisenpakket boven je hoofd veroorzaakt stress. Uitstellen om die stress te vermijden, vergroot die stress alleen maar, omdat je steeds minder tijd overhoudt om de klus alsnog te klaren (en dat doen perfectionisten natuurlijk uiteindelijk wel). De kans dat je de klus in kwestie dan nog zo goed (en met plezier) uitvoert als je zou willen neemt af naarmate de tijdsdruk toeneemt.

Je kunt jezelf helpen door je bewust te worden van de mate waarin je perfectionistisch bent ingesteld. Het beste werkt het wanneer je erachter komt wat maakt dat het perfect ‘moet’ en hoe je je patronen kan doorbreken. Maar wil je meteen pragmatisch aan de slag, wees dan eerlijk en geef aan hoeveel procent je meestal te hoog inzet. Ga je altijd voor een tien en moet het 120% zijn? Leg je lat dan heel bewust lager en maak smart doelen voor jezelf: hier 3 uur aan werken is prachtig, het twee keer nakijken is ruim voldoende.

Beginnen wordt makkelijker wanneer je jezelf realistische doelen stelt.

Tip 4: Geef jezelf ruimte om te groeien

Soms stellen mensen uit omdat starten betekent dat ze fouten kunnen maken en fouten maken is heel erg. Ook hier geldt dat de basis ligt in het goed zicht krijgen op je eigen valkuil. In dit geval de mate waarin je faalangstig bent. Wil je praktisch aan de slag: check of wat jij fout vindt ook door anderen wordt gezien als fout en ga nu of de zwaarte die jij er op legt ook door anderen zo wordt beleefd. 

Heb je een realistisch beeld van je eigen functioneren? Zo nee, stel je beeld bij en stop met jezelf te veroordelen en op je kop te geven. De grootste criticus ben je vaak zelf. Wees mild voor jezelf. Geef jezelf de ruimte om je eigen ‘fouten’ juist goed en objectief (als door de ogen van een ander) te bekijken en zie ze als kansen om te leren. 

Vraag bewust feedback aan anderen en ontvang deze als een cadeautje. Door gericht feedback te vragen van bijvoorbeeld de opdrachtgever of je collega’s kun je gaandeweg bijsturen en bijschaven. Op die manier weet je zeker dat je het gewenste eindproduct oplevert. Verbeteren lukt dus niet zonder steeds te leren van hoe je het hebt gedaan. (Er is een reden waarom allerlei apps al op het net worden gezet terwijl ze nog niet zonder bugs zijn. Zonder feedback van de gebruikers duurt het testen veel te lang). Evenmin kun je groeien als je jezelf je eigen successen ontzegt. 

Bekrachtig jezelf en vier je successen!

Tip 5: Zelfvertrouwen en/of je (vak)kennis vergroten

Als je het gevoel hebt dat je een taak niet kunt afronden omdat je de kennis en vaardigheden niet hebt, kan dat leiden tot uitstelgedrag. Je weet niet hoe je iets moet aanpakken of uitvoeren, waardoor het resultaat naar je verwachting niet zal zijn wat het ‘moet’ zijn. 

De eerste vraag is, kun je het echt niet, mis je kennis of vaardigheden of denk je dat dat zo is of dat anderen dat vinden? Kortom, ben je terecht onzeker en heb je bij te leren of de opdracht terug te geven, of heb je te werken aan je zelfvertrouwen?

Je kunt ervoor zorgen dat je de kennis en vaardigheden die je nodig hebt onder de knie krijgt, zodat je de opdracht naar behoren kan uitvoeren. De taak teruggeven aan de opdrachtgever is ook een optie, als blijkt dat deze taak niet bij jou thuishoort of als je het gevoel hebt dat je de kennis en vaardigheden niet binnen korte termijn kan opdoen. Hulp vragen en ‘on the job’ leren is ook een mogelijkheid. Dat vergt wel dat je het gevoel ‘dat je het allemaal al zou moeten weten’ loslaat en dat je hulp durft te vragen. Zie voor uitgebreide tips over het vergroten van je zelfvertrouwen onze nieuwsbrief  nr. 20.
Deze kun je hier downloaden.

Kies je strategie en begin!

Samenvattend: durf aan te kijken wat er werkelijk speelt. Kies hoe je er mee om wil gaan en maak daarmee een begin. Bijvoorbeeld door te kiezen tussen ‘moeten’ en ‘willen’, met werkzaamheden opdelen in kleinere taken, met te accepteren dat het niet perfect hoeft te zijn en met bijleren of teruggeven. 

 Beginnen is het einde van uitstellen! 

Nu actie ondernemen?
Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.