Barrières overwinnen door slim te plannen
Barrières overwinnen door slim te plannen
Projecten slim aanpakken. Wie wil dat nou niet?
Toch slaan we soms een paar stappen over, waardoor we op enig moment struikelen en onderuit gaan. Waardoor we ons doel niet halen en niet meer genieten van de weg die we lopen.
In dit artikel geven we praktische tips om je plannen om te zetten in realistische en haalbare, ingeplande acties. En we lopen de grootste mentale obstakels, die het halen van je doelen niet bevorderen, langs.
Het is super, wanneer je, bijvoorbeeld met een brainstorm of mindmap, voor jezelf helder hebt gemaakt, wat je uiteindelijk wil bereiken en in grote lijnen hebt bepaald welke stappen je wil zetten om daar te komen.
Wat je vervolgens nodig hebt is een concrete actielijst. Dat lijkt het simpelste wat er is. Maar in praktijk blijkt toch dat we allerlei (mentale) barrières tegenkomen die het omzetten van ideeën in handelen niet bevorderen.
Dit artikel is eerder verschenen in onze nieuwsbrief ‘Projectmatiger werken #3 – slim plannen’ (nr. 55)
Ook elk kwartaal gratis tips en artikelen voor effectiever timemanagement ontvangen?
Acties SMART inplannen
Een actieplan maken betekent dat je je acties en taken in de tijd plant. Pas wanneer de acties en taken in je agenda staan, heb je het complete overzicht. Daardoor weet je of je plan realistisch uitvoerbaar is en gaan op de juiste momenten de belletjes rinkelen die je gaan aanzetten om ook echt in actie te komen.
Je helpt jezelf door die acties zo specifiek mogelijk te maken. Zo concreet dat je meteen weet waar je mee aan de slag wil én niet zo in detail dat je alleen maar bezig bent met lijstjes maken en bijhouden.
Hoe plan je acties in je agenda?
- Bepaal per actie hoeveel tijd je nodig denkt te hebben om ‘m uit te voeren.
Bij terugkerende taken is dat eenvoudiger dan bij hele nieuwe acties.
Dit vergt een bepaald soort ‘lef’. Ben je perfectionistisch en/of faalangstig? Dan kan het spannend voelen om keuzes te maken. Keuzes waarop je door jezelf (of anderen) beoordeeld kan worden. Zoals de keuze om een bepaalde strategie te kiezen, voor een specifieke aanpak te gaan, ergens meer of minder tijd aan te gaan besteden en ergens ‘de lat’ te leggen.
Het helpt je angst en zorgen te voelen en, zo vriendelijk mogelijk, aan te kijken. Onderzoek de overtuigingen die je belemmeren en vervang ze door meer positieve, en veelal realistischer alternatieven. Om daarna bewust je keuzes te maken en in actie te komen. - Reserveer specifieke tijdvakken (blokken) in je agenda, waarin je één of meer acties zou kunnen uitvoeren.
- Bedeel de acties toe aan de specifieke tijdvakken.
Het is handig om daar ook marges bij in te plannen. Stel dat je ziek wordt of dat dingen niet tijdig geleverd worden, dan wil je niet dat je hele project vertraging oploopt.
Tools
Er zijn verschillende tools die je kunt gebruiken, waaronder Excel, maar je hebt bijvoorbeeld ook MS Project, waarin je kunt aangeven welke acties van elkaar afhankelijk zijn.
Een voordeel is dan dat je je project eenvoudig kunt aanpassen en niet opnieuw hoeft te gaan plannen. Zaken schuiven automatisch door omdat het programma voor je berekent wat de nieuwe datum van een actie wordt.
Als je met een groter project bezig bent of je werkt met meer mensen tegelijk aan een project is het heel handig dat iedereen kan zien wat de status is van een project.
Is je planning uitvoerbaar?
Zodra je acties in de agenda hebt gezet wordt duidelijk of zaken uitvoerbaar zijn.
- Is er een goede balans tussen inspanning en ontspanning (pauzes, vrije dagen en vakantie)?
- Lopen er dingen parallel?
- Moet je andere werkzaamheden verplaatsen?
- Moet je meer doorlooptijd inplannen?
- Moet je hulp vragen?
Wat maakt realistisch plannen zo lastig?
Het maken van een realistische planning gaat in praktijk vaak mis. Welke mentale barrières kun je tegenkomen?
- Vals optimisme
Jezelf overschatten en/of de klus onderschatten.
“Ik denk dat het in 2 uur wel lukt.” - Perfectionisme
Je stelt onredelijke eisen aan jezelf. Eisen die je zelf waarschijnlijk normaal vindt, maar die behoorlijk ‘streng’ kunnen zijn.
“Ik moet dit kunnen binnen dit tijdsbestek.” - Schaamte
Je stelt eisen aan jezelf vanuit angst of zorgen over wat anderen van je zullen vinden, wanneer je meer tijd nodig hebt.
“Ik denk dat anderen het niet OK vinden als ik er zo lang over doe.” - Faalangst
Je bent bang dat je keuzes niet goed uit zullen pakken, dus je maakt geen keuzes. Je gaat überhaupt niet beginnen (uitstellen) of je plant (veel) meer tijd dan nodig is.
“Ik weet niet hoeveel tijd het gaat nemen, ik kan het niet plannen.”
Mogelijke gevolgen
- Je plant niet of je plant te krap
- Je stelt het plannen uit
- Je plant alles bij jezelf in, je vraagt geen hulp en delegeert niet
- Je betrekt anderen te laat en zet ze daarmee voor het blok en gooit als het ware jouw taken op een gegeven moment over de schutting
- Je bouwt enorme marges in, waardoor je planning niet uitkomt of het werk veel meer lijkt dan het in werkelijkheid zal zijn
- Je werk is niet voorspelbaar
- Je hebt geen overzicht
- Je kunt anderen geen inzicht geven in de status van het werk
- Je piekert, je bent bang dat je tekort schiet, gaat falen
- Je werkt jezelf over de kop
Als een berg opzien tegen het werk. In je hoofd wordt de klus steeds groter.
Door ‘m uit te werken breng je ‘m weer terug tot reële proporties.
De voordelen van realistisch plannen
- Je weet precies wanneer je zal moeten beginnen om op een bepaald moment je resultaten te kunnen boeken.
- Het helpt je om te focussen op wat er (nog) moet gebeuren.
- Het helpt je grenzen te stellen, omdat je weet waar je nog ruimte hebt en waar je ‘nee’ tegen moet gaan zeggen.
- Het biedt je de mogelijkheid om tijdig vragen bij anderen neer te leggen, zaken te delegeren.
- Het geeft anderen inzicht in wanneer ze iets van jou kunnen verwachten.
Van uitstel komt (vaak) afstel
Niet-realistische planningen maken vaak verdrietig 😊. Ze maken de kans groter dat je uitloopt, dingen niet af krijgt, stress hebt en resultaten niet behaalt.
Het pakt fijner uit wanneer je jezelf helpt tijdig te starten met een realistische planning.
Zo kun je echt successen boeken. Het geeft meer motivatie, minder stress en meer waardering, wanneer je dingen af hebt binnen de tijd die je ervoor hebt berekend.
Meer lezen over uitstelgedrag? Lees dan ons artikel Aanpakken van uitstelgedrag.
Actielijst klaar, starten maar!
En dan komt het moment waar je naar uit hebt gekeken. Nu ga je uitvoeren wat je hebt bedacht.
Maar hoe zet je nou die eerste stap?
En hoe hou je jezelf gemotiveerd?
1. Organiseer je eigen kick-off meeting
Grote projecten starten meestal met een ‘’kick-off meeting’’. Dit is de officiële, soms feestelijk aangeklede, start van het project.
Door je project op zo’n positieve manier te starten, krijg je vanzelf zin om er mee aan de gang te gaan en het tot een goed einde te brengen.
Dus creëer je eigen feestelijke aftrap. Ga je samen een project doen, nodig dan de mensen die je gaat betrekken in je project uit voor bijvoorbeeld koffie en gebak. Ga je alleen aan de slag, markeer dan bewust je start. Maak bijvoorbeeld een leuke post op social media.
2. Begin eenvoudig
Maak je eerste stap zo eenvoudig mogelijk, zó simpel, dat je ‘m niet NIET kunt doen.
Dus ga je:
- Je eigen boot bouwen? Hang de bouwtekening aan de muur.
- Je administratie digitaliseren? Zet je scanner aan.
- Een jaarplan opstellen? Open een nieuw bestand en type het jaartal op het titelblad. Nog beter: open het vorige jaarplan, sla het op als nieuw jaarplan en vervang het jaartal op het titelblad 🙂
- Een schoolreisje of vakantie plannen? Open je agenda.
- Je zolder verbouwen? Laad je schroefboor op.
- De samenwerking in je team verbeteren? Maak een lijstje met alle namen of haal koffie voor iedereen.
Nu kun je aan de slag om je project tot een goed einde te brengen.
3. Begin echt!
De vorige stap klinkt te simpel voor woorden (en dat is hij ook), maar de ervaring leert dat veel mensen de 1e stap niet zetten. Je kunt blijven ‘hangen’ in denken en plannen maken.
Starten voelt soms te spannend, want dan ‘hang je’ als het ware en kun je voor je gevoel bijvoorbeeld ‘falen’.
Dus help jezelf de drempel over en begin gewoon klein.
4. Vink af en beloon jezelf
Maar hoe hou je jezelf gemotiveerd?
Wanneer je dan die eerste stap hebt gezet, vink ‘m af op je actielijst en beloon jezelf. Door jezelf te belonen voor wat lukt motiveer je jezelf om door te gaan. Dat werkt beter dan jezelf op je kop te geven, wanneer je iets niet hebt afgekregen of er zelfs nog niet aan begonnen bent.
5. Vier je successen!
Evalueer tussentijds en na afloop. Wat ging goed, wat kan volgende keer beter of anders?
Je vergroot je zelfvertrouwen door blij te zijn met de stappen die je hebt gezet.
Je kunt bijvoorbeeld van begin tot eind foto’s maken, om zo je voortgang in beeld te brengen.
En als je project dan helemaal afgerond is, wees er trots op, vertel erover, hang de vlag uit, post het op social media, kortom, maak er een feestje van!
Meer artikelen in deze reeks
Wil je hulp bij het overwinnen van je eigen mentale barrières?
Start een coachtraject met ons!
Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken of direct een afspraak in te plannen.
