Boost je timemanagement: Wat pak je op? Nu aan de slag!

Boost je timemanagement deel 2

Wij helpen je om aan de slag te gaan en vol te houden

Home » Effectief Timemanagement » Boost je timemanagement deel 2

Wat pak je op? Nu aan de slag!

In ons artikel Boost je timemanagement gaven we vijf praktische methoden en technieken om je focus, regie en planning te versterken.
We gingen uitgebreid in op:

SMART doelen
Tijd blokken
de Eisenhower methode
de E.A.D. methode
Workflow stroomlijnen

Tijd is schaars. We willen vaak veel realiseren en doen ons werk over het algemeen graag goed. Het vergroten van je persoonlijke effectiviteit en efficiëntie door je timemanagement te versterken is dan geen overbodige luxe.
Iedereen beschikt over timemanagement vaardigheden. Soms is een boost handig. Waarbij je die vaardigheden opfrist, verdiept of uitbreidt.

In dit artikel zoomen we in op vijf eenvoudige en effectieve methoden om daadwerkelijk aan de slag te gaan, in plaats van taken uit te stellen:

5 Methoden om klussen daadwerkelijk op te pakken

Eat that frog!
de 5 minuten regel
de Pomodoro techniek
de Salami tactiek
de 5 seconden regel

Dit artikel is eerder verschenen in onze nieuwsbrief ‘Boost je timemanagement deel 2 – Wat pak je op? Nu aan de slag!’ (nr. 63)

Ook elk kwartaal gratis tips en artikelen voor effectiever timemanagement ontvangen?

Meld je hier aan
voor onze nieuwsbrief

Methodieken om slimmer te werken

Er zijn verschillende redenen waarom iemand effectiever en efficiënter wil gaan werken. Vaak gaat het op veel vlakken al goed, maar kun je op bepaalde gebieden nog wel een steuntje gebruiken. Misschien vind je het lastig om al je werkzaamheden goed in je agenda te plannen of te prioriteren of juist om door te werken en je doelen te behalen.

Gelukkig zijn er ook veel methoden en technieken om je timemanagement te versterken. Sommige helpen je om je agenda beter te beheren en in te delen, gericht op je doelen en je energie. Andere technieken kun je inzetten om prioriteiten te stellen en uitstelgedrag te voorkomen.

In dit artikel gaan we in op de onderstaande vijf methoden en technieken:

#	Wat pak je op? Nu aan de slag!	Voor wanneer je:
6	Eat that frog!	tegen uitdagende, maar ook zeer belangrijke, taken aanhikt, maar je ook positief aan de dag wil beginnen.
7	De 5 minuten regel	uitstelgedrag wil voorkomen en je productiviteit een boost wil geven.
8	De Pomodoro techniek	een grote taak of veel verschillende taken op je bord hebt liggen en je hier een aantal uur of een dag zo efficiënt en effectief mogelijk aan wil werken.
9	De Salami tactiek	een project of grote taak behapbaar wil maken.
10	De 5 seconden regel	een steuntje in de rug nodig hebt om écht te starten.

Wil je de methodieken 1 t/m 5 leren? Zie ons artikel Boost je timemanagement.

6 Eat that frog!

Zie je op tegen een klus? Misschien kun je dan nagaan wat maakt dat je tegen deze klus opziet? Het antwoord kan natuurlijk per persoon, situatie en moment verschillen.
Misschien ben je gewoon moe omdat je slecht hebt geslapen. Misschien ben je bang, dat je vaardigheden of competenties mist om de klus goed af te ronden. Misschien vind je de klus super saai of juist veel te ingewikkeld en uitdagend?

Vaak stellen we taken uit die we moeilijk vinden, waar we tegenop zien. In praktijk stel je ze wellicht het liefst uit tot het eind van de dag of tot de volgende en soms komen ze weken niet meer boven drijven en komt van uitstel afstel. Maar zulke taken verdwijnen meestal niet uit je gedachten en hangen als een zwaard van Damokles boven je hoofd.

“Eat that frog!” is de titel van een boek van Brian Tracy en is gebaseerd op een uitspraak van Mark Twain. De ‘frog’ is hierin een metafoor voor een vervelende, lastige, maar wel belangrijke taak.
Conclusie: je voelt je beter wanneer je jezelf eraan went je dag te beginnen met het opeten van een eventuele kikker…

Hoe het werkt
Deze techniek helpt je om uitdagende (lastige, grote) taken zo snel mogelijk aan te pakken. Wanneer je deze taken als eerste doet, hoef je er niet meer aan te denken. Dat geeft een positieve energie om de rest van de dag met andere, leukere en minder moeilijke, taken aan de slag te gaan.

If it’s your job to eat a frog, it’s best to do this first thing in de morning.
And if it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.
Mark Twain

7 De 5 minuten regel

Je komt ’s ochtends op kantoor en je mailbox is helemaal vol. Je krijgt spontaan zin om eerst koffie te gaan halen. Een goed moment om de 5 minuten regel toe te passen!

Hoe het werkt
Om je productiviteit een boost te geven en uitstelgedrag te voorkomen kun je alle taken of verzoeken, waarvan je inschat dat ze minder dan 5 minuten duren, het best direct doen.
Dat scheelt dezelfde mail twee of drie keer lezen, al half en half een antwoord formulerend in je hoofd, en dan toch het geheel weer terzijde leggen. Het scheelt ook schakelen tussen klussen. Schakelen kost veel tijd én energie.
De taken die meer tijd vergen dan 5 minuten plan je vervolgens direct, realistisch, in in je agenda. Om daarna extra van je koffie te genieten.

8 De Pomodoro techniek

Je moet een presentatie voorbereiden voor het MT. De komende dagen kom je er niet aan toe, omdat je een cursus hebt. Je wil er vandaag dan ook zo effectief mogelijk aan werken.

Wanneer je een grote taak of veel verschillende taken op je bord hebt liggen kun je de Pomodoro techniek inzetten om hier en aantal uur achter elkaar efficiënt en effectief aan te werken.

De Pomodoro techniek is bedacht door Francesco Cirillo en helpt je structuur aan te brengen in je dag. Francesco gebruikte als student een kookwekker in de vorm van een tomaat om zijn werkdagen in intervallen te verdelen. Pomodoro is het Italiaanse woord voor tomaat.

Door je werkdag in te delen in intervallen bestaande uit werken en pauzeren, is het eenvoudiger acties vol te houden en af te ronden.

Hoe het werkt

Kies een taak die je wil gaan doen.
Zet een timer op 25 minuten
Werk onafgebroken aan de taak tot de timer afgaat
Neem een pauze van 5 minuten

Ga hierna opnieuw 25 minuten met de taak aan de slag of kies, wanneer je de eerste al hebt afgerond, voor een volgende taak. Na in totaal 4 rondjes kun een langere pauze van 15-30 minuten nemen.

9 De Salami tactiek

Bij een klus als een badkamer verbouwen moet er veel gebeuren. Tussen offerte aanvragen en genieten van je nieuwe ligbad zitten heel wat stappen. Het vergt dan ook lef om aan zo’n project te beginnen en dat kan spannend zijn. In je werk kom je vast regelmatig grotere klussen of projecten tegen.

We hebben klanten die nieuwe scholen, kantoren, metro’s en trams of hele woonwijken (laten) bouwen, ontwerpen of inrichten. En klanten die werken aan het schrijven van een beleidsstuk, het voorbereiden van een presentatie, het doen van een audit, een training geven, een nieuwe werkmethode invoeren of een onderzoek uitvoeren. Het zijn allemaal klussen die je behapbaar kunt maken door de salami tactiek toe te passen.

Hoe het werkt
Met de salami tactiek hak je je doel of taak op in kleine minidoelen en concrete actiepunten (plakjes). Op deze manier is het eenvoudiger om je uiteindelijke doel te behalen. En wanneer je tussendoor successen boekt, motiveert dat weer om door te zetten!

10 De 5 seconden regel

Je zit achter je computer of op de bank en je kunt je er niet toe zetten om te beginnen met een taak. Schiet jezelf dan uit de startblokken met de 5 seconden regel.

Hoe het werkt
Tel terug van 5 naar 1 en ga aan de slag!
Mocht dat toch niet helpen spreek dan met jezelf af dat je iets maar 5 minuten hoeft te proberen, bijvoorbeeld het schrijven aan een verslag. En als het niet lukt om dat 5 minuten vol te houden dat je daarna mag stoppen.
Grote kans dat je na 5 minuten in je ritme zit en lekker nog even doorgaat.

Meer artikelen in deze reeks