Boost je timemanagement: Opruimen, ordenen en archiveren

Boost je timemanagement deel 3

Home » Effectief Timemanagement » Boost je timemanagement deel 3

Opruimen, ordenen en archiveren: praktische tips voor meer rust en overzicht

We ontvangen allemaal grote hoeveelheden (digitale) informatie, op het werk en privé.
Het kan best lastig zijn om al deze documenten op een goede manier te ordenen.
Wat helpt je om zaken op orde te houden? Om meer gestructureerd door de week te komen en je beter voor te bereiden, zodat je meer tijd overhoudt voor de dingen die er echt toe doen?
In dit artikel hebben we aandacht voor opruimen, ordenen en archiveren.

Hoe omgaan met spullen en documenten

Voor dit artikel gebruikten we de 12 To Do kaartjes in het thema Spullen en documenten uit onze coach toolkit Het SuccesManagementSpel.

Naar aanleiding van een traject waarin ik 100 managers 3 jaar lang begeleidde, in groepen van 10 en deels individueel, ontwikkelde ik met een collega een coach toolkit, Het SuccesManagementSpel. Bedoeld om het gesprek met en tussen managers en professionals over de vraag ‘hoe kom ik tot meer succes?’ te faciliteren en structureren.
Succes: die doelen realiseren die voor jou belangrijk zijn!
In deze coach toolkit staan 12 thema’s centraal, zoals plannen, communiceren, je plek innemen, prioriteren, netwerken en balans.
Miranda Langedijk

Zelfscan

Lijkt het je leuk om dit thema eens zelf te onderzoeken? Doe dan de Zelfscan Effectief omgaan met spullen en documenten.

Interviews: praktische tips van onze klanten

We legden het thema ook voor aan enkele van onze klanten. Ze werken allemaal in verschillende branches en functies en daarmee geven ze elk hun eigen kijk op hoe zij hun spullen en documenten zo ordenen dat ze effectiever kunnen werken. Lees hun persoonlijke verhalen hieronder en pak zo die tips mee die je zelf nog zou willen toevoegen.

Dit artikel is eerder verschenen in onze nieuwsbrief ‘Boost je timemanagement deel 3 – Opruimen, ordenen en archiveren’ (nr. 64)

Ook elk kwartaal gratis tips en artikelen voor effectiever timemanagement ontvangen?

Meld je hier aan
voor onze nieuwsbrief

1 Zorgen voor de juiste materialen en documenten

Er vlak voor of tijdens een taak achter komen dat je niet de juiste materialen of documenten tot je beschikking hebt, kan vertraging opleveren en stress geven. Je goed voorbereiden op een klus, kan het verschil maken tussen stress hebben en relaxed aan de slag kunnen. Het helpt je je taak met volle aandacht te kunnen uitoefenen.

Karin, supervisor grondpersoneel:

In mijn werk op een luchthaven is het van groot belang om accuraat en efficiënt te zijn en snel te kunnen schakelen. Iedere dag is anders en er kan altijd iets onverwachts gebeuren. Daarom probeer ik ervoor te zorgen dat ik altijd goed voorbereid ben.

Dagelijkse voorbereiding
Het lijkt een open deur, maar voordat ik naar mijn werk ga, controleer ik of mijn tablet en telefoon zijn opgeladen en of ik alles bij me heb. Zonder badge kom je hier nergens binnen 😉

Structuur en organisatie
Alle benodigde documenten, zoals personeelsplanning, memo’s en protocollen, kan ik via mijn tablet en telefoon benaderen. Ze staan overzichtelijk gestructureerd in mappen. Dat organiseren was wel een dingetje, maar het helpt me snel de juiste info te vinden.

Up-to-date blijven
Protocollen zijn in mijn werk enorm belangrijk, voor mijzelf en voor mijn team. Ik zorg er daarom voor dat deze, met de bijbehorende checklists, altijd up-to-date en beschikbaar zijn.
Ik vind het heel erg belangrijk én fijn om mezelf goed voor te bereiden en gestructureerd te werken. Het is hier altijd hectisch, er kunnen bijvoorbeeld wijzigingen in het vluchtschema optreden of een plotseling defect aan een bagageband. Je moet continu snel schakelen. Doordat ik mijn spullen op orde heb, hoef ik geen tijd te verspillen aan het zoeken naar informatie. Ik steek mijn energie liever in het ervoor zorgen dat alles soepel verloopt voor collega’s én passagiers.

Volgende stap

En wanneer je dan de juiste materialen en documenten tot je beschikking hebt, hoe zorg je er dan voor dat ze goed worden onderhouden?

2 Tijd maken om op te ruimen en te ordenen

Tijd maken om op te ruimen en te ordenen valt niet altijd mee. Vaak zijn er belangrijkere en urgentere dingen om te doen en is je tijd schaars. Op termijn is een goed geordend systeem wel cruciaal voor succes. Dingen niet (tijdig) kunnen vinden of zaken kwijtraken kan veel tijd, energie en geld kosten. Dus tijd inplannen om je spullen en documenten lekker systematisch op orde te hebben levert op!

Arjan, projectmanager

Als projectmanager heb ik vaak een volle agenda. Dat maakt het lastig om tijd te vinden om mijn kantoor op te ruimen. Een opgeruimde werkplek helpt me wel enorm om mijn focus te behouden en efficiënter te werken. Dus heb ik geprobeerd routines in te bouwen.

Voor- en nawerk inplannen
Aan het einde van de dag neem ik 5 à 10 minuten de tijd om mijn bureau op te ruimen en me voor te bereiden op de volgende dag. Dat voelt als luxe tijd. Er zijn altijd wel last minute vragen of zaken die ik kan doen, maar ik heb geleerd die 5 à 10 minuten een soort van ‘heilig’ voor mezelf te maken. Ik gun mezelf de rust die dat geeft.
Ik print bijvoorbeeld voor projectoverleggen per lopend project draaiboeken, planningen en actielijsten. Want misschien is het ouderwets, maar ik vind het heel praktisch om tijdens een overleg op papier aantekeningen te kunnen maken.
Na afloop van een overleg update ik direct de planning en werk ik notulen en afspraken uit. Soms kost me dat moeite, zeker wanneer een vergadering lang duurt, maar ik doe het toch. Alles zit dan nog vers in mijn geheugen, waardoor ik snel klaar ben en niets vergeet.
Sinds ik standaard deze tijd voor voor- en nawerk inplan in mijn agenda werk ik een stuk efficiënter en effectiever. Voor mijn collega’s in het projectteam is het ook fijn om snel de benodigde informatie te ontvangen, zodat ook zij weer verder kunnen met hun werk.

Opruimen
Op vrijdagmiddag blok ik een uur in mijn agenda om mijn kantoor op te ruimen, documenten (digitaal) te archiveren of weg te gooien en mijn inbox op te schonen. Ook bereid ik me alvast voor op de volgende week. Dat geeft me rust en ga ik ontspannener het weekend in.

Afronden
Wanneer een project naar tevredenheid is afgerond draag ik alle informatie over aan de (interne) klant. Oude versies van projectplanningen en actielijsten gooi ik weg.
Mijn tip aan anderen zou zijn: maak van opruimen en ordenen een routine. Op die manier wordt het een deel van je werk en voelt het niet als een extra inspanning.

Volgende stap

Wanneer een taak of project is afgerond, wil je misschien snel doorgaan met de volgende klus. Alles op een goede manier opruimen en archiveren, helpt om op een later moment zaken snel terug te kunnen vinden.

3 Spullen en documenten inventariseren

Om een goed systeem op te zetten, waarin je spullen en documenten overzichtelijk vindbaar zijn, is het handig eerst te weten wat je hebt en wat je wilt houden. Zonder die tussenstap lopen je kasten vol en pak je eerder oude versies van documenten, waardoor er fouten in je werk sluipen. Inventarisatie geeft je ook een beter beeld van wat je echt nodig hebt. Wat werkte tot nu toe niet goed en hoe kun je dat anders aanvliegen?

Joyce, communicatieadviseur

Als communicatieadviseur ben ik verantwoordelijk voor de informatie die we aan nieuwe en bestaande klanten en leveranciers verstrekken.
We hebben binnen ons bedrijf te maken met drukwerk, flyers, brieven aan klanten, informatie op de website, advertenties op social media en in tijdschriften. En voor alles is het van belang dat de info correct is en gericht is op de juiste doelgroep. Met de juiste stijl en toon en het juiste logo en lettertype. En dat bleek niet altijd het geval te zijn.

Inventarisatie
Toen ik hier kwam werken ben ik begonnen met een inventarisatie van alle communicatiestromen en middelen. Het inventarisatieproject is inmiddels afgerond. Het was een grote klus, maar heeft wel goed inzichtelijk gemaakt wat er in omloop was, waar het te vinden was en wat de kwaliteit ervan was. Hierna hebben we met een projectteam, waar nodig, documenten up-to-date gemaakt en geordend. Zonder grondige inventarisatie hadden we dat inzicht nooit gehad.

Vaste plek
Al het materiaal is nu gestructureerd digitaal opgeslagen op één plek. De meest recente versies zijn toegankelijk voor iedereen die ermee moet werken. Oudere versies zijn gearchiveerd. En we hebben iedereen op het hart gedrukt om geen lokale versies meer te gebruiken 😉

Volgende stap

Door met regelmaat te inventariseren hou je overzicht over je voorraad en kun je deze, zo nodig, tijdig aanvullen.

Meer artikelen in deze reeks