Boost je timemanagement deel 4
Structureren, afspraken maken en nakomen: praktische tips om meer routine te ontwikkelen
Wil je meer structuur in je administratie en documenten?
En wil je graag meer routines ontwikkelen om ervoor te zorgen dat die structuur vervolgens ook geborgd wordt?
In dit artikel praktische tips voor het opzetten van een (archief)systeem, het maken van afspraken met jezelf en anderen omtrent het gebruik ervan en het inregelen van controle momenten, om rust en overzicht te krijgen én te houden.
Hoe omgaan met spullen en documenten
Voor dit artikel gebruikten we de 12 To Do kaartjes in het thema Spullen en documenten uit onze coach toolkit Het SuccesManagementSpel.
Naar aanleiding van een traject waarin ik 100 managers 3 jaar lang begeleidde, in groepen van 10 en deels individueel, ontwikkelde ik met een collega een coach toolkit, Het SuccesManagementSpel. Bedoeld om het gesprek met en tussen managers en professionals over de vraag ‘hoe kom ik tot meer succes?’ te faciliteren en structureren.
Succes: die doelen realiseren die voor jou belangrijk zijn!
In deze coach toolkit staan 12 thema’s centraal, zoals plannen, communiceren, je plek innemen, prioriteren, netwerken en balans.
Miranda Langedijk
Zelfscan
Lijkt het je leuk om dit thema eens zelf te onderzoeken? Doe dan de Zelfscan Effectief omgaan met spullen en documenten.
Interviews: praktische tips van onze klanten voor het verkrijgen van meer routine
We legden het thema ook voor aan enkele van onze klanten. Ze werken allemaal in verschillende branches en functies en daarmee geven ze elk hun eigen kijk op hoe zij zaken aanpakken.
Hieronder vertellen ze hoe ze meer structuur aanbrengen, afspraken maken en nakomen.
Dit artikel is eerder verschenen in onze nieuwsbrief ‘Boost je timemanagement deel 4 – Structureren, afspraken maken en nakomen’ (nr. 65)
Ook elk kwartaal gratis tips en artikelen voor effectiever timemanagement ontvangen?
1 Een (archief)systeem opzetten, structuur aanbrengen
Veel mensen vinden het bijhouden van een administratie tijdrovend en vervelend. Heb je een achterstallige administratie, dan kan dat een negatief effect hebben op je werkplezier.
Door een goed systeem op te zetten en met (vaste) regelmaat je administratie bij te werken, krijg je meer overzicht en rust.
En heb je meer tijd om je te richten op die werkzaamheden die je echt graag wil doen.
Brian, zzp-er:
Ik ben bijna een jaar geleden gestart als ZZP-er. Van bevriende ZZP-ers kreeg ik het advies om vanaf het begin een goed archiefsysteem op te zetten, omdat je anders al snel door de bomen het bos niet meer ziet. Het is ook wel een vereiste om het goed bij te houden, want van de Belastingdienst moet je je administratie 7 jaar bewaren.
Overzichtelijk en efficiënt
Ik heb ervoor gekozen om alles digitaal in de ‘cloud’ op te slaan. Zo kan ik er vanaf verschillende apparaten en locaties altijd bij. Bonnen en de enkele papieren documenten die ik ontvang scan ik in.
Ik heb van tevoren goed nagedacht over de mappenstructuur op mijn laptop. Mijn mailbox heb ik op dezelfde manier ingericht. Zo heb ik mappen voor o.a. leads, klanten, toeleveranciers en facturatie.
Alle documenten sla ik op met een duidelijke titel en datumnotatie, zodat ik ze snel kan terugvinden.
Voor offertes, facturen en bepaalde e-mails heb ik templates gemaakt. Zo kost het me minder tijd om verzorgde en correcte informatie te versturen.
Bijhouden
Ik plan vaste momenten om mijn administratie bij te werken. Aan het eind van de week scan ik alle papieren documenten en bonnen en eens per maand download ik bankafschriften, telefoniefacturen etc.
Elke week maak ik een back-up van mijn gehele administratie op een externe harde schijf, want je kunt niet het risico lopen dat er iets met de ‘cloud-service’ gebeurt, waardoor je niet meer bij je documenten kunt. Als ZZP-er blijf je toch altijd verantwoordelijk voor je eigen administratie.
Volgende stap
Wanneer je een systeem op papier hebt uitgewerkt is het vervolgens zaak om spullen en documenten ook conform dat systeem op te ruimen.
2 Afspraken maken over materiaal– en documentbeheer
2 Afspraken maken over materiaal- en documentbeheer
Binnen een organisatie wordt met allerlei materialen en documenten gewerkt. Wanneer hierop geen toezicht wordt gehouden, kan er onjuiste informatie worden uitgestuurd, raken spullen kwijt of is er geen voorraad.
Het kan helpen om onderling duidelijke afspraken te maken over beheer en eigendom. Zo weet een ieder wie hij moet benaderen om de juiste materialen en documenten op te vragen.
Daniël, sales manager
Uit een audit door een derde partij bleek dat ons team het materiaal- en documentbeheer niet voldoende op orde had. Dat was niet leuk om te horen, maar we hebben dit wel direct met elkaar opgepakt.
Inventarisatie
Tijdens een teamoverleg hebben we eerst de huidige situatie in kaart gebracht: welke materialen en documenten zijn er, waar staan ze, wie gebruikt ze en wie is waar verantwoordelijk voor?
Komen tot de gewenste situatie
Vervolgens hebben we tijdens een teamoverleg besproken hoe we dit in het vervolg wilden gaan aanpakken. We bepaalden samen wie eigenaar of beheerder werd, we bedachten en schreven procedures met betrekking tot wijzigingen, verwijderen, versiebeheer, voorraadbeheer, locatie, toegangsrechten etc. Dit hebben we vastgelegd in een afsprakendocument dat voor het hele team digitaal toegankelijk is.
Periodieke controle
Twee keer per jaar, een paar weken voor de zomer- en de kerstvakantie, staat documentbeheer op de agenda van ons teamoverleg. Dan evalueren we hoe het gaat en wat er eventueel moet worden aangepast in het afsprakendocument.
Grote winst
Ik vond het constructief om dit als team met elkaar af te stemmen. Iedereen voelde zich betrokken en verantwoordelijk. Ik merk zelf ook dat we nu als team eigenlijk efficiënter en effectiever werken en dat komt de hele organisatie en onze klanten ten goede.
Ik had aan de voorkant niet gedacht dat het ons zoveel zou opleveren.
Volgende stap
In een afsprakendocument kun je ook eenvoudig bijhouden wie welke spullen in bezit heeft.
3 Spullen en documenten ordenen of weggooien
Sommige mensen geven aan dat ze het heerlijk vinden om in een meer chaotische ruimte te werken. De meeste mensen vinden het echter lastig om zich in een rommelige omgeving te blijven focussen. Een drukke omgeving kan leiden tot minder concentratie en zaken niet kunnen vinden kan zorgen voor stress en vertraging.
Het helpt om dit rigoureus aan te pakken. Door weg te gooien wat overbodig is en nuttige spullen een vaste plek te geven.
Denise, administratief medewerker
Ik werk 1 dag per week vanuit huis. Mijn thuiskantoor is ook mijn hobbykamer. En ondanks dat mijn bureau zelf vrij opgeruimd is, heb ik zoveel spullen (boeken, schilderspullen, naaimachine, mappen met privé administratie) om me heen, dat het me soms onrustig maakt.
Houden of weg
Onlangs heb ik er dan ook een weekend voor uitgetrokken om alles uit te zoeken, te ordenen en opnieuw in te richten. Bij elk item heb ik mezelf afgevraagd of ik het moest of wilde houden of dat het weg kon. Uiteindelijk had ik twee dozen vol spullen voor de kringloop en het grof vuil. Ik heb ook nog het één en ander online kunnen verkopen 🙂
Mijn kantoor is nu heerlijk opgeruimd en overzichtelijk. Ik kan het iedereen aanraden eens zo’n opruimweekend te houden.
Volgende stap
Wanneer je precies weet welke spullen en documenten er zijn en wat er ontbreekt, kun je deze gericht aanvullen.
Meer artikelen in deze reeks
Wil je minder stress in je leven en anders leren omgaan met de triggers vanuit (de mensen in) je omgeving?
Start een coachtraject met ons!
Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken of direct een coachgesprek in te plannen.
Zie ook onze in company training Boost je Timemanagement.
