Boost je timemanagement
Focus, regie en planning versterken
Tijd is schaars. We willen vaak veel realiseren en doen ons werk over het algemeen graag goed. Het vergroten van je persoonlijke effectiviteit en efficiëntie door je timemanagement te versterken is dan geen overbodige luxe.
Dus boost je timemanagement met 5 praktische methoden en technieken om je focus, regie en planning te versterken.
We hebben daarbij aandacht voor:
- Focus hebben en houden op je doelen
- De regie voeren over je tijdsbesteding
- Je agenda beheren, gericht op je doelen en je energie
- Prioriteren en plannen
- Taken (tijdig) oppakken en afronden
Iedereen beschikt over timemanagement vaardigheden. Soms is een boost handig. Waarbij je die vaardigheden opfrist, verdiept of uitbreidt.
Bijvoorbeeld wanneer je weer op gang wil komen na de vakantie. Wanneer het een periode erg druk is en je door de bomen het bos niet meer ziet, of wanneer je nieuwe rollen of taken oppakt. Soms is het ook gewoon lekker om methoden, die je inzet om dingen voor elkaar te krijgen, wat af te wisselen. Bijvoorbeeld wanneer je opziet tegen een klus en deze, ondanks je vaste routines, toch blijft uitstellen.
In dit artikel:
5 methoden om je focus, regie en planning te versterken
SMART doelen, Tijd blokken, de Eisenhower methode, de E.A.D. methode, Workflow stroomlijnen
Dit artikel is eerder verschenen in onze nieuwsbrief ‘Boost je timemanagement – Focus, regie en planning versterken’ (nr. 62)
Ook elk kwartaal gratis tips en artikelen voor effectiever timemanagement ontvangen?
Methodieken om slimmer te werken
Er zijn verschillende redenen waarom iemand effectiever en efficiënter wil gaan werken. Vaak gaat het op veel vlakken al goed, maar kun je op bepaalde gebieden nog wel een steuntje gebruiken. Misschien vind je het lastig om al je werkzaamheden goed in je agenda te plannen of te prioriteren of juist om door te werken en je doelen te behalen.
Gelukkig zijn er ook veel methoden en technieken om je timemanagement te versterken. Sommige helpen je om je agenda beter te beheren en in te delen, gericht op je doelen en je energie. Andere technieken kun je inzetten om prioriteiten te stellen en uitstelgedrag te voorkomen.
In dit artikel gaan we in op de onderstaande 5 methoden en technieken:
| # | Focus, regie en planning | Voor wanneer je: |
|---|---|---|
| 1 | SMART doelen stellen | duidelijke concrete doelen wil stellen én behalen. |
| 2 | Tijd blokken | je dag efficiënt en effectief wil indelen in je agenda, met ruimte voor werk, pauze, projecten en ad hoc zaken. |
| 3 | De Eisenhower methode | het lastig vindt om te kiezen welke acties je wel of niet gaat doen en je graag met het juiste aan de slag wil gaan. |
| 4 | De E.A.D. methode (Elimineren, Automatiseren, Delegeren) | je volledig wil kunnen richten op waar jij voor aan de lat staat. |
| 5 | Workflow stroomlijnen | (persoonlijke) werkprocessen efficiënter en effectiever wil laten verlopen. |
1 SMART doelen stellen
Wees je bewust van je eigen doelen en die van de organisatie. Wat wil je bereiken?
Wees daarbij realistisch. Wat vind je lastig, wat belemmert je? Wat wil je echt aanpakken? Maak je doel SMART en formuleer positief.
Hoe het werkt
Specifiek: maak je doelstelling concreet: wat, wie, waar, wanneer, waarom?
Meetbaar: maak je stappen en output meetbaar: in euro’s, uren, een tevredenheidsscore, etc..
Acceptabel en Ambitieus: zijn je doel en de werkwijze die je kiest OK voor jezelf en de mensen die erbij betrokken zijn? Bijvoorbeeld in termen van duurzaamheid en efficiëntie.
Is het doel ambitieus genoeg? Motiveert het je en brengt het genoeg op om er moeite voor te doen?
Realistisch: maak je doel haalbaar. Ligt de lat niet te hoog?
Tijdgebonden: Plan je project in de tijd. Wanneer doe je wat? Plan ook alle tussenstappen en taken in je agenda.
2 Tijd blokken
Door je agenda in blokken te verdelen zie je in één oogopslag waar je aan toe bent. Het geeft je goed inzicht in hoe je dagen er in een week, maand en binnen het jaar uit zien. Dat overzicht is een belangrijke basis om je prioriteiten scherp te houden en onderbouwd ‘ja’ of ‘nee’ te kunnen zeggen op nieuwe vragen. Om te onderhandelen over wat je los laat of naar achter schuift wanneer er een grote klus bij komt.
Plan realistisch
Vaak rekenen we ons rijk. We plannen het voor– en nawerk niet in, houden geen rekening met reistijd of pauzes, of we gaan uit van wensen (ik wil die offerte of dat beleidsstuk graag in een uur afronden), terwijl de ervaring leert dat je meer tijd nodig zult hebben. Dat maakt dat je tijd tekort komt.
Realistisch plannen vergt zelfvertrouwen en assertiviteit. Het zorgt er vervolgens voor dat je duurzaam gezonder werkt en dus lekkerder in je vel zit. Het maakt ook dat je afspraken kunt nakomen en ervaren wordt als betrouwbaarder en effectiever.
Hoe het werkt
Bij deze methode noteer je al je tijd in blokken in je agenda: werkzaamheden, vergaderingen, pauzes, voor– en nawerk, reistijd, werken aan project X, etc. Houd rekening met marges. Plan ook blokken voor ad hoc zaken en privé afspraken.
Wanneer je blokken met eenzelfde thema steeds dezelfde kleur geeft en blokken op vaste momenten laat terugkeren in je agenda, maak je je agenda voorspelbaar en hou je er automatisch meer rekening mee.
Je kunt verschillende soorten blokken onderscheiden: bijvoorbeeld blokken die vast staan op een bepaald moment (afspraken met derden), en blokken die kunnen schuiven binnen een week of binnen een maand. Je kunt ook blokken inplannen voor werkzaamheden die gaan komen, maar die nog niet zijn gespecificeerd, zoals bijvoorbeeld werken aan een project. Zo reserveer je alvast benodigde tijd.
Voor een hogere productiviteit en effectiviteit kan het helpen om ook blokken te plannen waarin je vergelijkbare taken uitvoert, zoals telefoontjes plegen, e-mail beantwoorden of (ongestoord) een stuk schrijven.
3 De Eisenhower methode
Je krijgt een mail binnen en je wordt gevraagd snel te reageren. Je begint direct.
Als je eerst even stil zou staan, zou het kunnen zijn dat je tot de conclusie komt dat een collega deze taak beter kan uitvoeren of dat het wel een belangrijke vraag is, maar dat je nog een aantal andere zaken op je ‘to-do’ lijst hebt staan die voorgaan. Koppel terug aan de opdrachtgever dat hij zijn verzoek elders moet uitzetten of geef aan wanneer je de taak kan oppakken en plan dit in.
Plannen betekent keuzes maken in wat je wel en niet gaat doen en wanneer je wat gaat doen. Je stelt prioriteiten. Belangrijk bij het stellen van prioriteiten is de vraag of je wel alles moet doen wat je je hebt voorgenomen te gaan doen of wat er op je bordje ligt en of je het allemaal wel zélf moet doen.
De Eisenhower methode is een heel simpel maar uiterst effectief schema als het gaat om prioriteiten stellen waarbij je nagaat hoe belangrijk en hoe urgent een bepaalde actie is.
Hoe het werkt
Om te kunnen prioriteren naar urgentie en belang is het nodig dat je weet welke acties je moet uitvoeren en hoeveel tijd die acties kosten. Zet je ‘to-do’ acties op een overzichtelijke manier op papier en bundel acties die handig zijn om achtereenvolgens te doen.
Vraag je bij elke taak af: is het belangrijk, dat ik het nu doe?
| Urgent | Niet urgent | |
| Belangrijk | A. Nu zelf doen Deze acties hebben een deadline of grote consequenties als je ze niet doet. Je hebt zelf toegevoegde waarde. | B. Zelf doen, plannen Plan deze acties in om je (lange termijn) doelen te kunnen realiseren. De taak hoeft niet nu gedaan te worden, maar bedenk wanneer het wel opgepakt en af dient te zijn en blok daarvoor tijd in je agenda. |
| Do it now | Decide when to do it | |
| Niet belangrijk | C. Delegeren Deze klus hoef je niet per se zelf te doen, of het is zelf belangrijk dat jij niet deze klus gaat uitvoeren. Zo houdt je immers meer tijd over voor A en B. klussen Durf los te laten. | D. Niet doen Deze acties zijn niet nodig om je doelen te realiseren, ze hoeven helemaal niet gedaan te worden. Doe ze dan ook niet. |
| Delegate it | Drop it |
4 De E.A.D. methode (Elimineren, Automatiseren, Delegeren)
Soms doe je taken, omdat je nou eenmaal gewend bent om ze te doen. Maar zijn ze zinvol of horen ze nog wel bij je takenpakket?
Je bent bijvoorbeeld ondernemer en maakt je facturen en offertes handmatig. De E.A.D. methode helpt je om te reflecteren op je eigen werkprocessen en deze, waar nodig en mogelijk, efficiënter te maken. Zo kun je je in het vervolg richten op waar jij echt voor aan de lat staat.
Hoe het werkt
- Maak eerst een overzicht van al je werkzaamheden en taken.
- Elimineren: vraag jezelf af of al deze taken nog steeds nodig zijn voor je functie en het behalen van je doelen.
Zo niet, verwijder ze dan uit je werkproces. - Automatiseren: vraag jezelf vervolgens af of er taken bij zijn die geautomatiseerd kunnen worden.
Zo zou je kunnen investeren in een boekhoudprogramma of in ieder geval de berekeningen voortaan in Excel kunnen doen. Dat gaat sneller en foutloos. - Delegeren: vraag jezelf af of de resterende taken, (in hun nieuwe vorm), specifiek door jou uitgevoerd zouden moeten worden. Misschien is het mogelijk om de werkzaamheden elders onder te brengen?
5 Workflow stroomlijnen
Een workflow is een proces of procedure om van A naar B te komen. Dit kan een proces zijn in de keten van de organisatie, waarbij het proces binnen een afdeling of over verschillende afdelingen loopt. Bijvoorbeeld via de klantenservice naar de financiële administratie of technische afdeling en weer terug naar de klantenservice (en klant).
Binnen zo’n workflow heb je je eigen persoonlijke workflow of procedure: de stappen die je zet om jouw taak tot een goed einde te brengen.
Binnen een keten van werkprocessen
Veel van je werkzaamheden doe je misschien altijd op dezelfde manier of in dezelfde volgorde. Het kan zijn dat dat voor jou prima werkt. Maar is jouw werkproces ook effectief in het geheel, binnen de keten?
Het kan ook zijn dat je taken op je bord krijgt, die misschien beter bij het takenpakket van een collega passen of op een andere afdeling thuishoren. Of dat een verandering in de volgorde van aanlevering of het toevoegen van één of enkele stapjes binnen de keten jouw werk en/of het geheel verbetert.
Door je persoonlijke workflow te onderzoeken kun je je eigen werkprocessen efficiënter en effectiever maken.
Hoe het werkt
Reflecteer op een persoonlijke workflow. Welke stappen zijn er in het proces? Kun je deze sneller en efficiënter inrichten door bijvoorbeeld gebruik te maken van standaard mails , draaiboeken en actielijsten, (terugkerende) taken, een goede mappenstructuur etc.? Zie ook de E.A.D. methode hierboven.
Check ook eens bij collega’s die afhankelijk zijn van jouw input en output. Sluit jouw workflow goed aan bij hun workflow?
Waar kun je zelf en samen winst boeken?
Meer artikelen in deze reeks
Wil je hulp bij het opstellen van je doelen en prioriteiten
en ondersteuning in de samenwerking en communicatie?
Start een coachtraject met ons!
Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken of direct een coachgesprek in te plannen.
Zie ook onze in company training Boost je Timemanagement.
