De 5 grootste belemmeringen voor het geven van feedback

De consequenties van geen feedback geven

In dit artikel hebben we aandacht voor de 5 grootste belemmeringen voor het geven van feedback.

Weten hoe je feedback geeft, betekent nog niet dat het gebeurt. 
Wat we in praktijk tegenkomen is dat de meeste mensen zich redelijk bewust zijn van de feedbackregels. In veel bedrijven zijn er ook wel één of meer feedbacktrainingen gegeven. Toch is de meest gehoorde opmerking over de eigen bedrijfscultuur: “we geven elkaar onvoldoende feedback”. Verschillende gevolgen hiervan zijn dan vaak zichtbaar.

We noemen een aantal situaties waarin mensen zich, in een organisatie, onprettig kunnen voelen. Wanneer ze elkaar dan geen effectieve feedback geven, kan dit consequenties hebben voor de samenwerking en de sfeer.

Ruis in de communicatie

Kortom: voorbeelden van situaties waarin iemand verbeterpunten ziet c.q. last heeft van jouw gedrag, houding en functioneren, maar je dit niet vertelt. Dat betekent dat de kans op ruis in de communicatie sterk toeneemt. Wanneer iemand wel last heeft van iets, maar hier niet expliciet iets van zegt is de kans groot dat de ander signalen opvangt zonder die goed te kunnen interpreteren. Mensen voelen het wanneer er iets speelt.

Als de impliciete signalen wel goed worden begrepen (iemand voelt aan wat er mis is) dan kan dit nogal eens leiden tot onzekerheid en schade aan de relatie omdat deze signalen niet expliciet besproken worden.

Een bijkomend probleem is dat mensen die ergens ontevreden of boos over zijn, maar dit niet gaan bespreken met degene die het betreft, wel de behoefte voelen om hun emoties te uiten. Dit leidt vaak tot wandelgangenpraat en roddel. En dat vergroot de veiligheid beslist niet. 
 

Top 5 belemmeringen voor het geven van feedback

Hoe doorbreek je het patroon waarin mensen elkaar geen, of indirecte feedback geven?
Mensen ervaren vaak nogal wat belemmeringen voor het geven van feedback. Belemmeringen die breder in de organisatiecultuur zijn ingesleten. Dat is voor ons een reden waarom we in organisaties bijna nooit alleen een feedback training geven, maar altijd ook nagaan waar de oorzaken liggen voor het niet geven van feedback. 
We noemen vijf belemmeringen:

1. Veiligheid ontbreekt 
Er hebben zich incidenten voorgedaan die de veiligheid hebben aangetast: een boodschapper van negatieve signalen van wie het hoofd wordt afgehakt, vertrouwelijke informatie die je via de wandelgangen terug hoort, kritische collega’s die op een zijspoor worden gezet of die zelfs uit de organisatie verdwijnen.

2. Onvoldoende respect voor, of vertrouwen in functioneren en prestaties
In het verleden is wel feedback gegeven, maar daar is niets mee gedaan uit onwil of onvermogen. Men haakt af, omdat niet meer geloofd wordt dat de ander de feedback zal of kan oppakken. Het kan zijn dat mensen het op persoonlijk niveau prima met elkaar kunnen vinden, maar dat ze er geen vertrouwen in hebben dat de ander op een hoger niveau kan presteren.

3. Missie, visie en doelen niet helder
Als het onduidelijk is wat er van iemand, individueel of in teamverband, wordt verwacht en welke richting gewenst is, wordt het lastig om feedback te geven om gedrag bij te stellen. De norm ontbreekt.

4. Angst om anderen te kwetsen
Wanneer je denkt voor anderen, wanneer je bang bent om anderen te kwetsen of om als gevolg van je feedback zelf gekwetst te raken of onderuit gehaald te worden, dan kun je de regels wel kennen, maar dat maakt nog niet dat je ze in praktijk durft te brengen. Het kan ook voor komen dat je een paar keer te horen hebt gekregen ‘bot’ te zijn. Ook dit kan je weerhouden om in de toekomst feedback te geven omdat je twijfelt aan hoe je overkomt. Het kan zijn dat je het gevoel hebt dat jouw mening er niet toe doet, dat je het recht niet hebt om iets te melden en dat anderen het waarschijnlijk beter kunnen doen.

5. Angst om voor jezelf op te komen
We zien ook dat mensen prima negatieve feedback kunnen geven daar waar het gaat om de zakelijke prestaties van een ander, maar dat ze het heel lastig vinden om op te komen voor zichzelf daar waar het hun eigen belang of werken betreft. Zeker wanneer er een cultuur is waarin aandacht vragen voor jezelf snel gezien wordt als ‘zeuren’.

Miranda is professioneel in haar manier van werken en ze gaat voor het maximaal haalbare resultaat. Tussentijdse en eindevaluaties met ons als opdrachtgever, waarin ze checkte of alles nog naar wens verliep en waar ruimte was voor wederzijdse feedback, hebben hier zeker aan bijgedragen.
Leonie Boekel, manager GVB

Aanpak: elkaar feedback geven 

Afhankelijk van de analyse ga je aan de slag:

• als organisatie, bijvoorbeeld door te bekijken welk gedrag beloond en afgestraft wordt, door de onuitgesproken regels te expliciteren en door heel alert te worden op top-down voorbeeldgedrag en communicatiepatronen.
• als team, bijvoorbeeld door te werken aan teambuilding en teamontwikkeling, aan de onderlinge communicatie en samenwerking. 
• als teamlid, bijvoorbeeld door je eigen overtuigingen onder de loep te nemen en te gaan oefenen met nieuw, assertief gedrag en effectiever communiceren.

Meer artikelen in deze reeks

Waarderen werkt

Feedback goed ontvangen: zo doe je dat

Feedback ontvangen: 6 reacties die je beter kunt vermijden

Wil je echt werken aan het breed in de organisatie geven van feedback dan heb je de wezenlijke, onderliggende problematiek aan te pakken.
Kun je daarbij hulp gebruiken, zowel bij het opstellen van een plan op maat als bij de uitvoering daarvan?
Wij helpen je graag!
Neem voor meer informatie over ons advies, onze open en in company trainingen en onze (team)coaching op dit gebied, contact met ons op.

Anderen bekeken ook deze artikelen

Bepaal je eigen koers

Goede feedback stimuleert

10 Tips voor het verkrijgen van meer succes