Goede feedback stimuleert
Effectief geven van negatieve feedback
De meeste mensen vinden het lastig om negatieve feedback te geven. In dit artikel de handvatten om hier effectiever mee om te gaan. Want: goede feedback stimuleert!
Negatieve feedback vertelt je dat de input die je hebt geleverd (nog) niet leidt tot de gewenste output. Tijd om uit te vinden of, en zo ja hoe, je daar iets aan gaat doen!
Uit onderzoek blijkt dat veel mensen het lastig vinden om negatieve feedback te geven. Of je nu van kinds af aan hebt geleerd om anderen niet te kwetsen of om aan je eigen gevoel voorbij te gaan en dit niet te benoemen, of dat je een paar keer vervelende reacties hebt gehad op je feedback, het resultaat kan zijn dat je het geven van negatieve feedback uitstelt, vermijdt of bagatelliseert.
Dit artikel is eerder verschenen in onze nieuwsbrief ‘Effectief geven van negatieve feedback’ (nr. 26).
Ook elk kwartaal gratis tips en artikelen voor een effectievere communicatie ontvangen?
De zin van feedback
Hoe je omgaat met het vragen, geven en ontvangen van feedback is heel bepalend voor je zelflerend vermogen en de mate waarin je je kunt ontwikkelen. Via feedback koppel je informatie terug naar degene die input levert, over het effect van zijn of haar gedrag. Er is pas sprake van feedback wanneer de informatie die je terugkoppelt het voor de ontvanger in principe mogelijk maakt om op het eigen gedrag te reflecteren en dit zo nodig aan te passen.
Je kunt feedback op verschillende manieren binnen krijgen. Vanuit een technisch systeem: je dashboard in de auto geeft aan dat je het gaspedaal te hard intrapt. Je eigen lijf geeft je briljante feedback: honger hebben betekent “neem iets te eten”, een voldaan gevoel betekent “genoeg is genoeg”. Ogen die dichtvallen, vertellen je dat meer slaap gewenst is en hoofdpijn, gespannen schouders of vlekken in je hals kunnen je aangeven dat je je druk maakt.
Al deze vormen van feedback zijn wezenlijk. Zonder die signalen gaat het mis. Zo is het ook met feedback van anderen. Die kan het verschil maken tussen je drie slagen in de rondte werken zonder gewenst resultaat en gericht toewerken naar succes.
Goede negatieve feedback is een cadeau
In dit artikel gaat het over die laatste vorm van feedback. Daar waar een ander aangeeft hoe hij of zij je gedrag waarneemt. Daarmee is iets belangrijks gezegd: feedback zegt altijd iets over de feedback-gever.
Daar waar de TomTom zonder enige schroom rood kleurt als je te hard gaat is het nu een persoon die bereid is je een inkijkje te geven in wat jouw gedrag met hem of haar doet. Daarom is feedback geven een cadeautje.
Als feedback gever neem je de moeite goed te observeren, zorgvuldig terug te koppelen en je laat iemand zien hoe jij iets beleeft en daarmee stel je je kwetsbaar op.
Om effectiever te worden heb je belang bij dat type goede signalen, die je waarneemt, waar je naar luistert, die je begrijpt en op basis waarvan je kunt, wilt en gaat handelen.
Negatieve feedback versus kritiek
Negatieve feedback wordt ook wel ‘veranderingsgerichte feedback’ genoemd.
Goed gebrachte en ontvangen negatieve feedback heeft ook precies die uitwerking: het helpt te ontwikkelen!
Negatieve feedback is dus iets anders dan kritiek. Het is namelijk meer dan het klakkeloos geven van commentaar op een ander. Het wordt altijd gegeven vanuit een positieve intentie. Wil je echt gehoord worden en wil je je impact vergroten dan doe je er je voordeel mee om je te houden aan de zogenaamde feedback regels. Commentaar dat niet voldoet aan deze regels noemen we kritiek.
Natuurlijk bedoelen we niet dat je niet kritisch mag zijn. Het is juist heel belangrijk om zuiver waar te nemen en desgewenst je kritische observatie te delen. Waar we het hier over hebben is dat zo te doen dat je hard op de inhoud bent en zacht op de relatie.
Hoe doe je dat?
10 Gouden Feedback Regels van Langedijk Consult Coaching
| # | Wel doen | Niet doen |
|---|---|---|
| 1. | Positieve intentie | Ongemeende feedback geven |
| 2. | Direct, kort, to-the-point, eerlijk | Verontschuldigend, vaag |
| 3. | Beschrijf het effect op jezelf (dit doet het met mij) | De bedoeling van de ander beschrijven (jij wilt vast niet dat ik…) |
| 4. | Geef een “Ik” boodschap (Ik merk…) | Een “Jij” boodschap geven (Jij bent…) |
| 5. | Beschrijven van concreet gedrag: Ik zie, hoor, voel, denk… | Interpretaties: Jij wilt, denkt, bedoelt, maakt… |
| 6. | Zo snel mogelijk, onder vier ogen | Oude koeien uit de sloot halen |
| 7. | Positieve en negatieve feedback in balans | Alleen negatieve feedback |
| 8. | Begin positief | Te veel feedback (ineens) |
| 9. | Vraag of feedback gewenst is (nu) | Ongevraagd advies geven |
| 10. | Benoem het als je het lastig vindt om feedback te geven | Als je (te) moe, boos, gespannen bent |
Voorbeelden
Direct, kort, to-the-point, eerlijk
Niet: ”We stoken niet voor de buren!”
Maar: “Wil je de deur even dichtdoen? De kachel staat aan.”
Vraag of feedback gewenst is
Niet: “Je moet voortaan meer plaatjes gebruiken in je presentatie. Dat maakt het levendiger.”
Maar: “Mag ik je feedback geven op je presentatie?”
Beschrijven van concreet gedrag
Niet: “Wat was jij boos in die vergadering, zeg!”
Maar: “Toen dat agendapunt op tafel kwam, liep je helemaal rood aan en ging je steeds luider praten. Je sloeg zelfs met je vuist op tafel.”
Zo snel mogelijk
Niet: “Als je terugkomt van vakantie, kun je dan even bij me langskomen?”
Of: “Weet je nog dat we drie weken geleden in die vergadering zaten…”
Maar: “Heb je nu even tijd? Ik wil graag iets persoonlijks met je bespreken.”
Negatieve feedback geven in 7 stappen: zo doe je het!
- Ga na wat je hebt ervaren
- Haal uit elkaar wat van de ander is (waarneembaar gedrag) en wat van jou is (interpretatie, gevoel, mening)
- Vraag of de ander nu feedback van jou wil ontvangen
- Benoem specifiek wat je hebt waargenomen: “Ik heb dit gedrag waargenomen”
- Benoem het effect van het gedrag op jezelf: “Dat doet dit met mij”
- Check of je feedback is begrepen
- Vraag desgewenst wat je feedback met de ander doet: “Hoe is dat voor jou?”
Een ‘ik’ boodschap
Feedback geven betekent dat je benoemt wat je zelf hoort, ziet of voelt. Daarmee geef je een zogenaamde ‘ik-boodschap’. Je zegt hiermee iets over jezelf. Over jouw gevoel, jouw perspectief en over wat jij belangrijk vindt. Het geeft de ander zicht op wat jij waarneemt. Je boodschap is daarmee veel makkelijker om te ontvangen. Je stelt niet iets over de ander (“jij bent onredelijk”) en je geeft geen mening weer alsof het een feit is (“wat je doet is onredelijk”). Dit roept namelijk direct weerstand op en daar ben je met het geven van feedback niet op uit.
Je geeft dus aan: “zo zie ik het”. “Als je alleen je eigen argumenten terugkoppelt in het verslag ervaar ik dat als zeer onredelijk”.
Helemaal mooi wanneer je bij de ander checkt of deze zich in jouw beeld herkent: “Ben ik duidelijk? ” of: “Herken je dit?”.
Feedback geven, waarbij je je juist kwetsbaar opstelt (“Ik vind het vervelend wanneer je zo doet”) in plaats van reacties geven waarbij je op de inhoud blijft hangen (“Je moet dit zo doen”) maakt je vaak krachtiger.
Over inhoud valt te discussiëren (“groen”, “rood”, “nee groen!”), over gevoel niet (“Ik voel dat zo”). Het ontkennen van iemands gevoel levert een merkwaardige reactie op.
Dan hoor je iemand op een “Ik vind het vervelend wanneer je zo tegen me schreeuwt” iets zeggen als: “Dat is helemaal niet vervelend” 🙂
Ik heb verschillende handvatten gekregen. Zo zie ik nu in dat ik zaken niet voor een ander moet invullen en dat als de ander iets vindt, ik dit bij de persoon kan laten.
Lilian Heitz, vrijwilligers coördinator Stichting DOCK wijkteam
Direct en to-the-point versus impliciet en insinuerend
Tussen de regels door moeten lezen dat iemand iets niet OK vindt, is veel lastiger dan een directe boodschap ontvangen. Toch wordt heel vaak gekozen voor het verkapt geven van feedback. Voor de gever van de feedback lijkt dat wellicht veiliger. Je krijgt op een vlotte, ad rem opmerking immers minder vaak een negatieve reactie. De reden daarvoor is echter nogal eens dat de ontvanger overrompeld is of niet weet hoe te reageren.
Humor en complimenten
Humor is soms een geweldig alternatief voor feedback. Vooral in situaties waarin je een goede band hebt met iemand en je een klein punt onder de aandacht brengt, dat wellicht eerder al eens is besproken. Een ander alternatief voor negatieve feedback is het (vroegtijdig) sturen via positieve feedback en complimenten. Daarmee geef je aandacht aan wat je vooral wel wilt zien en hebben.
Iemand die in verhouding vaak complimenten geeft heeft daarbij een groot voordeel als het gaat over het geven van negatieve feedback.
Krediet
Door het geven van positieve feedback bouw je als het ware krediet op. Ook wanneer je een stevige band hebt opgebouwd met iemand, als iemand je vertrouwt en de relatie belangrijk vindt heb je veel krediet. Beschik je over veel krediet dan wordt jouw negatieve feedback ook makkelijker ontvangen en serieuzer genomen. Wil je meer impact hebben, begin dan met het vaker geven van positieve feedback en investeer in de relatie met je collega’s!
In dit artikel hebben we aandacht besteed aan het belang van het geven van negatieve feedback en daarbij de handvatten gegeven om dit op een effectieve manier te doen. Negatieve feedback kunnen ontvangen is minstens zo belangrijk om jezelf te kunnen ontwikkelen.
Meer artikelen in deze reeks
Wil je zelf actief aan de slag met het geven en ontvangen van feedback?
Dan is onze open tweedaagse training Effectief & Assertief Communiceren iets voor jou. We geven deze training ook in company.
