Hoe verbeter je de sfeer in je team?

Hoe verbeter je de sfeer in je team?

Persoonlijk Leiderschap #4

In eerdere artikelen over Persoonlijk Leiderschap gingen we uitgebreid in op het creëren van de voorwaarden voor lekker en effectief werken.  In eerste instantie gaven we tips voor die voorwaarden waar je zelf veel invloed op kunt uitoefenen. Daar waar jij zelf aan de knoppen kunt draaien.
Nu gaan we kijken we naar die voorwaarden om prettig te werken die mede bepaald worden door anderen. Voorwaarden op teamniveau.

In het plaatje hieronder gaat het daarmee over de middelste rij. Hoe beïnvloed je de sfeer, regel je duidelijkheid over doelen en taakverdeling en haal je meer uit je collega’s?

In dit artikel alle aandacht voor het verbeteren van de werksfeer.

Dit artikel is eerder verschenen in onze nieuwsbrief ‘Persoonlijk Leiderschap – hoe verbeter je de sfeer in je team?’ (nr.38).

Ook elk kwartaal gratis tips en artikelen ontvangen om je persoonlijk leiderschap te versterken?

Een goede sfeer is de basis voor een goede samenwerking. Met elkaar goed door de deur kunnen is een voorwaarde voor het op een hoger plan tillen van de kwaliteit van het werk.

Iedereen die weleens in een team heeft gewerkt zal het gevoel herkennen dat de sfeer in een team invloed heeft op je welbevinden en je prestaties. Als je met kromme tenen in vergaderingen zit, bang bent dat je onderuit gehaald wordt, wanneer er nooit gelachen wordt of als er geen serieus gesprek te voeren is, dan zit je waarschijnlijk niet ontspannen in je werk. Dat kost veel energie. Natuurlijk hoeft het niet zo zwaar te liggen om te kijken naar verbeterpunten. Wat zou maken dat je met nog meer plezier zou (samen)werken?

Werkplezier is belangrijk, sfeer is daarbij een essentiële factor. Er is niet één recept voor sfeer. Ieder mens is anders en ook teams hebben zo hun eigen voorkeuren ten aanzien van wat plezierig of onplezierig wordt gevonden. We gaan in op drie cruciale voorwaarden voor een goede werksfeer.

#1Veiligheid en vertrouwen

Mensen werken over het algemeen beter in een omgeving waarin ze zich veilig voelen. Uit de meest recente cijfers van TNO blijkt dat 1 op de 6 werknemers in Nederland vorig jaar te maken had met ongewenst gedrag door leidinggevenden of collega’s. Ongewenst gedrag op de werkvloer is een belangrijke oorzaak van werkstress en verzuim. Volgens TNO had vorig jaar zo’n 16 procent van alle verzuimde werkdagen werkstress als reden. De kosten hiervan zijn de afgelopen jaren flink opgelopen. Verzuim wegens werkstress kostte werkgevers het afgelopen jaar 2 miljard euro.

Eén op de zeven werknemers blijkt last te hebben van burn-outklachten. Werkgevers zijn de afgelopen jaren meer gaan doen om deze problemen aan te pakken. Ruim driekwart (77%) van de werkgevers voert inmiddels een beleid om de werkstress terug te dringen. (Bron: ANP 13 november 2017). 

Onveilige communicatie en het misbruiken van macht en bevoegdheden en manipulatie doen in grote mate af aan een goede werksfeer.

Hieronder enkele voorbeelden van onveilige communicatie en het misbruiken van macht en bevoegdheden en manipulatie:

Onveilige communicatieMisbruiken van macht en bevoegdheden en manipulatie
Collega’s onder druk zetten
  
Bewust onjuiste of onvolledige informatie geven
Collega’s onderuit halen, voor schut zetten of kleineren Zaken mooier voordoen dan ze zijn, opscheppen
Over collega’s roddelen, iemand in een slecht daglicht plaatsen Met de eer van een ander gaan strijken
Collega’s buitensluiten of negeren  Iemand naar de mond praten
Negatief communiceren (cynisch, kattig, agressief/aanvallend, bot, klagend, wantrouwend) 
Geen verantwoordelijkheid nemen voor je eigen fouten, deze verdoezelen, bagatelliseren of de schuld bij een ander leggen.
Steeds in passief gedrag of slachtofferschap vervallen, geen bijdrage leveren aan overleg, je niet uitenCollega’s woorden in de mond leggen, voor anderen denken
 Collega’s tegen elkaar uitspelen
Schelden of vloeken Collega’s bevoordelen, voortrekken
Pesten  
Bazig, dominant, arrogant gedrag vertonen

Elke verandering begint met bewustwording. In dit artikel derhalve een aantal reflectievragen om na te gaan hoe jij de werksfeer en -veiligheid in je team ervaart.  

Tip: Stel jezelf reflectievragen en maak zaken bespreekbaar
Ga eens na hoe veilig het voor jou voelt in je team. 

  • Wie vertrouw je en in welke mate?
  • Hoe laat jij je collega’s merken dat je hen veiligheid biedt?
  • Waaruit blijkt dat jij te vertrouwen bent? 
  • Zijn er aspecten van je communicatie en gedrag waar je wel eens feedback op krijgt, die je wegwuift of goed praat? 
  • Hoe gaan je collega’s om met feedback?
  • Welke (ongeschreven) normen en waarden heeft het team? 
  • Worden die wel eens ter discussie gesteld en getoetst aan praktijksituaties?
  • Wat doe je wanneer je dit type gedrag opmerkt? 
  • Neem je je gevoel serieus? 
  • Durf je het te benoemen, feedback te geven en zo nodig te escaleren?

#2 Assertief communiceren en leren

Het tegengif voor onveilige communicatie en manipulatie is je als team blijvend lerend op te stellen en assertief met elkaar te communiceren.

Als je prettig en effectief wil samenwerken en je persoonlijk en professioneel wil ontwikkelen dan vergt dat leren. Leren betekent steeds opnieuw uit je comfortzone stappen en je grenzen verkennen en oprekken. Om een team te worden dat op die manier blijft leren, heb je het nodig dat je echt met elkaar in gesprek gaat. Dat je samen leert om dat op een assertieve manier te doen. Dat wil zeggen open, eerlijk, transparant, direct, to the point, vanuit respect voor jezelf en de ander. Op een manier waarbij je het onderscheid maakt tussen wat van jou is en wat van de ander, zodat je niet direct in de verdediging of de aanval schiet. Waarbij je elkaar niet onmiddellijk gaat ‘redden’. Waarbij je vertrouwen hebt en toont, voor wat je zelf, en voor wat de ander kan en kan leren.
Dan wordt je team een plek waar je gewaardeerd wordt voor wie je bent en voor wat je bijdraagt. Waar je duidelijk bent over je doelen en prioriteiten en over wat je nodig hebt om zelf en samen succesvol te zijn.
Feedback opvragen, geven en goed ontvangen en (zelf)reflectie zijn dé tools om tot zo’n team uit te groeien. Veiligheid en waardering bieden het klimaat waarbinnen je dat ten volle kunt doen. 

Hoe oefen je zelf invloed uit, zodanig dat je als team assertiever wordt?
10 tips om direct toe te passen!

#3 Plezier, humor en ontspanning

Natuurlijk zijn plezier, humor en ontspanning ook essentieel voor de werksfeer. Wil je een meer ontspannen sfeer? Een sfeer waarin je jezelf kunt zijn?

De basis voor fijner werken in een team ligt vaak in het vergroten van het begrip voor elkaar. Hoe beter je elkaar kent, des te meer je door de vingers kunt zien en kunt vertrouwen én bouwen op de positieve intenties en kwaliteiten van de ander. Je snapt dan waar de ander vandaan komt. Je leert de ander te accepteren zoals hij of zij is. Fijn wanneer je dat over en weer doet. Maak jij eens een fout of kom je niet lekker over, dan rekent de ander jou daar ook niet als persoon op af, maar is er begrip voor het feit dat je deze keer iets in een bepaalde context niet helemaal goed hebt gedaan.

Meer begrip, eerder en laagdrempeliger met elkaar in gesprek gaan en wat makkelijker humor in zetten om samen te relativeren, leiden tot een meer ontspannen werksfeer.

Om dat te bereiken kun je gaan survivallen met elkaar, maar je kunt natuurlijk ook eens starten met elkaar ‘s morgens te vragen hoe de avond of het weekend was. Regelmatig zorgen dat er wat te genieten en te lachen valt, vragen naar wie of wat er echt belangrijk is in het leven van de ander, samen lunchen en iets ondernemen vanuit oprechte betrokkenheid bij lief en leed. De kern zit in positief, oprecht en met bewuste aandacht contact maken. 

Samen leuke dingen ondernemen (even navragen waar je het met elkaar over eens kunt zijn qua ‘wat is leuk’J ) is vaak een versneller om elkaar beter te leren kennen en meer plezier te maken. Net als het elkaar eens treffen in een andere dan de werk-context. De collega die zich altijd wat op de vlakte houdt blijkt een geweldige kapitein op een boot en met de collega met wie je weinig contact hebt blijk je enorm te kunnen lachen. 

Checklist: Negatief gedrag aanpakken, hoe doe je dat?

Stel dat er binnen het team over elkaar wordt geroddeld. Wat zijn dingen die je kunt ondernemen om de sfeer in je team te verbeteren?
Hieronder wordt een aantal opties genoemd. Het zijn stuk voor stuk stappen die je ook kunt zetten bij willekeurig welk ander negatief (team)gedrag. 

Analyse en checken 

  • Vraag je af wat je precies stoort en in hoeverre je hier zelf een aandeel in hebt (Roddel jij ook, heb je al enige tijd stilzwijgend toegehoord?).
  • Geef aan wat het roddelen met jou doet en vraag ook aan de anderen hoe zij zich erbij voelen.
  • Informeer of de ander zich bewust is van hetgeen jij als onprettig ervaart. Misschien is de ander zich helemaal niet bewust van wat zijn of haar gedrag doet met jou.
  • Ga na of er een (diepere) oorzaak is voor het probleem. Is het roddelen een symptoom van iets anders?
  • Breng in kaart wat de gevolgen zijn van het negatieve gedrag. Maak onderscheid tussen gevolgen voor hoe collega’s zich voelen en gevolgen voor hoe je samen werkt en resultaten boekt. 

Voorbeeldgedrag 

  • Doe zelf niet mee aan het negatieve gedrag. Wees een voorbeeld voor anderen. 
  • Bedank collega’s voor hun feedback of hun rol in het proces indien ze iets positiefs ondernemen of zeggen.

In gesprek gaan  

  • Denk even goed na over hoe je omgaat met aanspreken. Aanspreken is iets anders dan met een vinger wijzen. Aanspreken vergt jezelf kwetsbaar opstellen en een ik-boodschap geven (ik zie, merk, hoor dit… en dat doet dit… met mij).
  • Spreek degene die roddelt hier persoonlijk en face-to-face op aan (Gouden regel: bij emotie niet mailen).
  • Spreek collega’s aan die zich in deze situatie passief opstellen en niets doen of zeggen. 
  • Bespreek het probleem open in het team met elkaar. 
  • Check hoe je feedback is ontvangen. 

Escaleer op tijd, roep hulp in 

  • Maak de leidinggevende zo nodig medeverantwoordelijk voor de oplossing van het teamprobleem.
  • Betrek een derde (onafhankelijk) procesbegeleider om samen tot een oplossing te komen.

Borgen 

  • Maak concrete afspraken over hoe samen tot verandering te komen.
  • Benoem dat, wanneer het oplossen van het probleem gedragsverandering vergt, je samen tijd nodig zult hebben om te oefenen met nieuw gedrag. Calculeer in dat je dus vast wel eens in oud gedrag terug zult vallen. Ga na hoe je daar dan (samen) mee om wil gaan. Wat helpt om daarvan te leren?
  • Plan een evaluatie moment, blijf samen leren en borg resultaten.
  • Vier de successen! 

Wil je eens in gesprek over teamontwikkeling?
|Neem dan contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.