Komen tot meer focus in je team
Gezamenlijke focus = betere samenwerking
Een voorwaarde om als team prettig samen te kunnen werken is dat je met elkaar de goede focus hebt.
Is die gezamenlijke focus er (nog) niet, hoe maak je dit dan bespreekbaar en hoe zorg je ervoor dat je je eigen én de teamdoelen scherp krijgt?
In dit artikel handvatten om te komen tot meer focus in je team.
Je hebt als team duidelijkheid nodig over de doelen die je wilt realiseren en de rol die een ieder daarbij heeft. In dit artikel o.a.:
- Hoe maak je het effectief bespreekbaar wanneer teamdoelen, prioriteiten of rollen niet duidelijk zijn?
- Hoe vergroot je je kans om gehoord te worden?
- En hoe creëer je focus in je team met een stand-up?
Dit artikel is eerder verschenen in onze nieuwsbrief ‘Persoonlijk Leiderschap – komen tot meer focus in je team’ (nr. 39).
Ook elk kwartaal gratis tips en artikelen ontvangen om je persoonlijk leiderschap en de samenwerking in je team te versterken?
Teamdoelen en taakverdeling
(rollen, taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden)
Lekker werken in een team vergt dat je samen gefocust en gemotiveerd bent. Stel dat je als team niet scherp hebt waarvoor je aan de lat staat, wat het gezamenlijk doel is. Of het is niet duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Of iedereen weet wat de bedoeling is, maar niet iedereen werkt hier effectief en enthousiast aan.
Als de doelen en prioriteiten en de verantwoordelijkheden en bevoegdheden niet helder zijn, dan bestaat de kans dat je heel hard werkt aan de verkeerde dingen. Dat kan forse frustratie opleveren. Niet alleen voor de teamleden zelf, maar ook voor een ieder die van het team afhankelijk is. Wat kun je doen in zo’n situatie?
- Maak problemen en wensen bespreekbaar. In ieder geval met de mensen die het betreft en die medeverantwoordelijk zijn voor het oplossen. Dus praat met je collega’s en leidinggevende. Zorg dat je samen de teamdoelen scherp krijgt om goede keuzes te kunnen maken.
- Maak inzichtelijk hoe het functioneren van het team als geheel invloed heeft op jouw functioneren. Leg een organisatieprobleem neer bij degene bij wie het hoort.
- Zorg dat je oplossingen, doelen en nieuwe actieplannen zelf en samen evalueert en bijstelt. Komen er nieuwe mensen in het team, praat ze bij over waar jullie staan en heen willen.
Langedijk Consult delivers very good results in supporting team-building processes concerning (management) teams at all organization levels.
Gezinus van der Vlag, HR-adviseur / Manager NVWA
Hoe maak je problemen op een effectieve manier bespreekbaar?
Start met informeren!
Maar al te vaak zijn we geneigd er van uit te gaan dat de situatie zoals je die zelf ervaart ook zo door anderen wordt gezien en ervaren.
In praktijk kijken mensen in teams vaak verschillend aan tegen een situatie. Zelfs als collega’s met elkaar meepraten – “Ja, dat vind ik ook” – kunnen er forse verschillen in gevoel en beleving onder de uitgesproken woorden liggen. De één trekt zich iets bijvoorbeeld heel erg aan, de ander veel minder.
In teams zijn we ook nogal eens geneigd te denken dat het anderen wel duidelijk moet zijn dat ze iets doen dat ‘niet kan, niet netjes, niet volgens afspraak of kwetsend is.’
In praktijk blijkt heel vaak dat mensen zich soms van geen kwaad bewust zijn. Er is dan sprake van ruis of misverstanden, of er zijn verborgen redenen voor bepaald gedrag. Redenen, die als je ze zou kennen voor meer begrip zouden kunnen zorgen.
Tenslotte is het regelmatig zo dat iemand zich niet bewust is wat iets met jou doet. We vertellen immers vaak alleen wat er is gebeurd/ fout gegaan. Bijvoorbeeld: “Ik merk dat je deze afspraak niet bent nagekomen”. We vertellen vaak niet wat het met ons heeft gedaan. Bijvoorbeeld: “Ik voel me daardoor niet serieus genomen door je”. Door je kwetsbaar op te stellen, is vaak direct veel duidelijker wat het is dat jij belangrijk vindt.
Kortom: als er iets niet lekker is gelopen, start dan met het informeren van de ander:
- Beschrijf de situatie “Ik zie, hoor, merk, dit…”
- Stel je kwetsbaar op zodat de ander kan snappen wat de impact op jou is: “Dat doet dit… met mij”
- Stel een checkvraag om na te gaan of de ander snapt wat je bedoelt, en zich kan vinden in je observatie.
Enkele voorbeelden van checkvragen:
- Klopt dat?
- Herken je dat?
- Ben je je dat bewust?
Vergroot je kans om gehoord te worden!
Stel je ervaart een gebrek aan focus binnen je team. Zo breng je dit gestructureerd onder de aandacht en vergroot je de kans dat het opgepakt wordt:
- Onderbouw je casus. Maak het probleem SMART.
- Geef Specifiek aan wat er mis gaat en wat de mogelijke consequenties zijn, bijvoorbeeld: schade, gemiste omzet, het ontstaan van wachtlijsten, klachten, verzuim, klanten die weglopen.
- Ga na of je Meetbaar kunt maken wat er fout gaat. Bijvoorbeeld: omvang van omzetverlies in euro’s, aantal klachten, aantal uur besteed aan brandjes blussen.
- Stel een Acceptabel en Ambitieus doel dat je graag zou willen halen met het team. Bijvoorbeeld: samen in een aantal sessies de doelen en de prioriteiten scherp stellen.
- Zorg dat je doel Realistisch (haalbaar) is en Tijdgebonden (inplannen.)
Geef de noodzaak aan en noem de aanleiding om het probleem nu aan te kaarten en op te pakken. Wellicht is het cruciaal om een belangrijke klant binnen te halen, een plan goed ten uitvoer te kunnen brengen of het verloop te stoppen. Misschien is het urgent vanwege veranderende wet- en regelgeving of wil de organisatie sterker inzetten op het verbeteren van duurzaamheid of kwaliteit en klantenservice.
Werken aan je team(doelen) met een stand-up!
Samen scherp hebben en houden waar je voor gaat en hoe het daarmee staat vergt inzicht (bv. in elkaars resultaten). Een middel om dit te bereiken is het houden van een stand-up. Je komt dan regelmatig samen bij een overzichtsbord waarop je de relevante informatie bijhoudt. Zonder nu in te gaan op de achterliggende theorieën, geef ik hier enkele ideeën over hoe je een stand-up bij zo’n bord voor je eigen doelen kunt gebruiken. Er zijn talloze organisaties die stand-ups houden, uiteenlopend van ICT- en marketing organisaties tot productiebedrijven en scholen.
Een uitgebreide toelichting vind je in onze nieuwsbrief Persoonlijk Leiderschap – Komen tot meer focus in je team (nr. 39).
Meer artikelen in deze reeks
Wil je eens in gesprek over teamontwikkeling?
Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
