Oudercommunicatie 3.0: Professionalisering in het onderwijs

Onderstaand artikel, Oudercommunicatie 3.0, geschreven door Miranda Langedijk, is verschenen in Marktplaats (nr. 22, 01-2016, thema Professionalisering), het magazine van Agora, stichting voor bijzonder primair onderwijs met 25 scholen in de Zaanstreek.
Miranda begeleidt Agora sinds 2006 in verschillende individuele en teamtrajecten.

Als coach van schooldirecteuren en leraren ben ik dagelijks bezig met de vraag: hoe kun je als manager en professional in het onderwijs effectiever communiceren en samenwerken?
Het antwoord is denk ik simpel. Je bent vaardig in het omgaan en communiceren met (een groep) kinderen. Gebruik deze vaardigheid in je communicatie met iedereen en wees voor jezelf en de ander net zo mild en liefdevol als je voor je (eigen) kinderen bent.
Dat consequent doen is echter niet zo simpel.
 
Iedereen herkent wel een stukje in de eigen communicatie dat lastig voelt. Een stukje dat een eigen geschiedenis heeft en dat wat aandacht vraagt. Ik noem er maar een paar: 

• Je bent bang bent voor kritiek, voelt je snel aangevallen en schiet in de verdediging. 
• Je reageert bot  als je moe bent of je blijft malen over de vraag of je iets wel goed hebt gedaan. 
• Je ziet altijd beren op de weg of je durft juist geen kritiek te hebben. 
• Je vindt het lastig om feedback te ontvangen of juist om deze te geven.
• Je vindt  het moeilijk om (plenair) je mening te geven of voor een groep een verhaal te houden. 
• Je hebt moeite om goed te luisteren en (door) te vragen. 
• Je ziet er tegen op om voor jezelf op te komen en gaat zo over je grenzen.

Ouders en leraren: wat maakt de communicatie ingewikkeld?  

Al die aspecten spelen ook een rol in de communicatie met ouders. Soms spelen ze juist vooral een rol in de oudercommunicatie, omdat zowel leraar als ouder met grote betrokkenheid het beste willen voor het kind. Juist wanneer iets je zeer aan het hart gaat, wil je voelen dat de ander je echt hoort en serieus neemt. Als je dan het gevoel hebt dat dat onvoldoende gebeurt, raakt je dat meer. Die emotie bemoeilijkt het zicht houden op de wijze waarop met elkaar wordt gepraat.

Naast eigen valkuilen maken ook de beelden die ouders en leraren van elkaar kunnen hebben de onderlinge communicatie soms lastig. 

Beiden hebben wel eens het beeld dat de ander onvoldoende luistert of vooringenomen reageert. Ze kunnen beiden het gevoel hebben dat hun deskundigheid op het gebied van wat nodig is voor het kind onvoldoende belicht of gebruikt wordt. 
Om de communicatie nog complexer te maken, worden de beelden die zij van elkaar hebben ook beïnvloed door verwachtingen vanuit de eigen schooltijd of door ervaringen met eerdere leraren en andere ouders. “Oh, weer zo’n leraar die alleen maar een standaard verhaal afdraait en niet zoekt naar wat mijn kind in praktijk nodig heeft”. Of: “Weer zo’n vader die alleen maar kritiek heeft op alles wat we doen.” 

Soms ook verwachten ze (te) veel van elkaar. Wanneer je heel veel energie steekt in het omgaan met specifieke behoeften van een kind, dan is het belangrijk dat de ander dat in ieder geval ziet, benoemt en waardeert. Wanneer je merkt dat wat aan je gevraagd wordt je teveel is, maak dat dan vooral kenbaar en respecteer elkaars grenzen. Wil je op dit punt je communicatie verbeteren, dan laat je een vraag aan de ander om meer inzet te plegen (“Mag mijn dochter voortaan huiswerk mee krijgen naar huis?” Of: “Neem elke dag deze tafels door met je kind.”) gepaard gaan met de vraag: Wil en kun je dat? 

Goede oudercommunicatie blijkt in de praktijk lastig. In de literatuur wordt zelfs veelvuldig gesproken over een ‘machtsstrijd’. Ouders voelen zich bijvoorbeeld te kort gedaan met standaard tien-minuten-gesprekjes. Leraren ervaren regelmatig druk vanuit ouders die steeds mondiger worden en die steeds vaker het maximale voor hun kind willen, waarbij het gedrag van het kind niet altijd goed bespreekbaar is. Wanneer je het gevoel hebt de ander te moeten overtuigen van jouw kennis, deskundigheid of positieve intenties, dan gaat het vaak mis. Er ontstaat strijd in plaats van een constructief gesprek. 

Stappen zetten: van klantmodel naar partnerschap

Wanneer ik leraren vraag naar hun visie op de communicatie met ouders, dan geven ze meestal aan dat ze het belangrijk vinden dat ze ouders goed informeren en dat ze door ouders goed geïnformeerd worden. Als we het informeren van ouders door de leraar (eenzijdig zenden van informatie) Oudercommunicatie 1.0 noemen, dan is het wederzijds door leraar en ouders goed informeren van elkaar: Oudercommunicatie 2.0. Dit betekent dat zij samen beschikken over adequate informatie om rekening te kunnen houden met wat er speelt rondom het kind. 

Goed informeren is natuurlijk belangrijk. Als het daarbij blijft heeft het ook twee nadelen. In de eerste plaats is er bij wederzijds informeren veel kans op ruis, vooral wanneer er sprake is van weinig interactie, afstemming, checken en bevestigen. De partij die zendt is zich vaak onvoldoende bewust hoe zijn of haar boodschap is ontvangen en van wat er al dan niet mee wordt gedaan. Het terugkoppelen van dat laatste vindt lang niet altijd plaats. Zeker niet wanneer het gevoel bestaat dat er niet om bepaalde informatie was gevraagd of wanneer het onduidelijk is in welk kader deze geplaatst moet worden.

In de tweede plaats nodigt Communicatie 2.0 ouders impliciet uit om meer of minder tevreden te zijn over de informatiestroom en wat de leerkracht daarmee doet. De ouder is als het ware de klant. De leraar is in dit model ook meer of minder tevreden over de ouders. Zijn ze aardig, doen ze ‘normaal’ en valt er met hen gemakkelijk te praten? 

In een dergelijk ‘klantmodel’ waarin je, met de beste intenties, allebei een oordeel hebt over ‘hoe de ander het doet’ is het eenvoudig om te constateren dat de wijze van communiceren (van de ander) te wensen over laat. Dit is ontevredenheid die zich deels laat meten in enquêtes over de oudertevredenheid en die zich ook zomaar kan vertalen in groepjes onrustige ouders op het schoolplein. En net zoals ouders negatief kunnen praten over leraren, zo tref je ook geroddel aan in de personeelskamer en in de wandelgangen “Ja, je weet het hè, dat zijn typisch de ouders van Jaimie”.

Oudercommunicatie 3.0 gaat een stapje verder. Daar stap je uit het model waarbij de ouder als het ware de klant is en je wederzijds informeert. Je gaat naar een manier van samenwerken waarbij je uitgaat van partnerschap. Samen ben je verantwoordelijk, elk binnen je eigen rol, voor het optimaal faciliteren van de groei en het welbevinden van het kind. Verwachtingen uitspreken betekent dan ook grenzen stellen en afbakenen wat mogelijk en reëel is.

Je creëert een sfeer waar je elkaar uitnodigt om specifiek te maken welke doelen (je met) het kind stelt en waar (je met) het kind gericht aan wil werken. Je gaat samen na wat daarvoor nodig is en wat je daartoe, elk in je eigen rol, gaat doen. Je doet dus aan verwachtingsmanagement en je bent samen verantwoordelijk voor het realiseren en evalueren en borgen van de doelen. 

Dat vergt aandacht voor de inhoud: wat willen we bereiken zodat het kind op ons kan vertrouwen en bouwen (ouder en leerkracht zijn als het ware de basis van een driehoek waarin het kind aan de top staat)? Het vergt ook aandacht voor het proces: hoe gaan we met elkaar om? Een proces dat start met het simpelweg eerst contact maken met elkaar en nagaan of je zo samen wilt en kunt werken en wat je daartoe nodig hebt. 

Schoolbreed aan de slag

Op teamniveau kun je nagaan wat je belangrijk vindt in partnerschap en hoe je dat schoolbreed gaat uitdragen en ondersteunen. Je kunt gestructureerd verschillende aspecten van communiceren met ouders onder de loep nemen en er mee oefenen. Samen en daar waar nodig ook op maat, zodat je waar kunt maken wat je als leerkracht in dat partnerschap wilt doen.

Stappen 

1. De ouder uitnodigen, verwachtingen schetsen en opvragen, samen doelen stellen en daar concrete acties aan verbinden, die monitoren, bespreken en evalueren. 
2. Gedurende het schooljaar contact houden met de ouders en in elk gesprek bewust je procesrol oppakken (wat gaan we doen, hoe willen we dat doen, gespreksvaardigheden en regievoering inzetten).
3. Een voorbeeldrol vervullen in hoe je wilt communiceren met de ouder.  

Het hebben van een gezamenlijke visie op de rollen en samenwerking van ouders en school is wezenlijk om echt effectiever te gaan communiceren. Je mag er van uitgaan dat school en ouders zeer betrokken zijn bij het kind. Ze zijn echter wel elk anders betrokken en hebben verschillende verantwoordelijkheden. Daarbij heeft elk mens ook eigen waarden en normen en bepaalde voorkeursstijlen (en valkuilen) die zich uiten via het (non)verbale gedrag. Dat kan maken dat leraren en ouders soms even tegenover elkaar lijken te staan in plaats van naast elkaar. 

Een heldere en door het team en ouders gedragen visie op partnerschap en wat dit in praktijk betekent voor de gewenste communicatie, maar ook voor het pedagogisch handelen, voor het inrichten van de organisatie en voor hoe dit opgepakt wordt op bestuurlijk niveau, biedt dan een kader en houvast. Het maakt ook dat ‘consequent doen’ iets van iedereen wordt en door de hele school heen herkenbaar is. En dat helpt!

Zie ook publicaties van Peter de Vries inzake Ouderbetrokkenheid 3.0. 

Tips

Wat willen ouders?
Als je wil weten wat ouders echt willen of nodig hebben, vraag het ze! Hoe kun je weten wat ouders eigenlijk willen, wanneer je dat niet als een belangrijk onderwerp op zich bespreekt? Niet vanuit ‘U vraagt, wij draaien’, maar vanuit: Wat bindt ons, wat willen wij samen met het kind bereiken?’

Top drie handige gespreksvaardigheden 

1. Spring niet te snel in een oordeel (‘Ik word aangevallen, de ander wil niet meewerken, snapt het niet, etc.’). Vraag even door, luister iets langer, laat merken dat je de ouder hebt gehoord door samen te vatten en check of het klopt wat je denkt te hebben gehoord.
2. Bereid je gesprekken goed voor. Ga na wat je graag wilt bereiken, wat je doel is. Zorg dat je over de nodige informatie beschikt en zet belangrijke punten om te melden of te vragen op een rij. Plan ook tijd in voor je voorbereiding, evenals voor het nawerk. Zo stapelt het werk niet op en kun je gewekte verwachtingen ook waar maken.
3. Wil je echt regie voeren in een gesprek? Durf dan emoties te benoemen, bij jezelf en bij de ouder.

Waarom zou je niet gaan voor Oudercommunicatie 3.0? 

• Het kost me te veel tijd en energie om steeds maatwerk te leveren. 

Het klopt dat je met iedere ouder een eigen plan opstelt. Met de één heb je misschien elke week even mailcontact en bij een ander ga je een keer op huisbezoek. Dat vergt goed plannen en organiseren. Wat kan helpen is het binnen het team centraal opstellen van ondersteunende formats, procedures en planningen. Zo hoef je niet op alle gebieden het wiel uit te vinden.

Het voordeel is dat je veel meer preventief kunt handelen, je houdt een vinger aan de pols. Dat scheelt je op termijn tijd en je bereikt samen meer. Dat geeft vaak veel voldoening. Door te investeren in de band met de ouders en hen actief mee te laten denken en beslissen ontstaat er meer draagkracht en dat maakt dat je als leerkracht minder achter zaken aan hoeft te lopen.

• Het vraagt van mij lef, inlevingsvermogen, openheid en (zelf)vertrouwen. Ik vind het spannend om zo met ouders in gesprek te gaan.  

Het is al heel mooi wanneer je voor jezelf weet dat je iets lastig vindt. Wanneer je daarnaar kunt kijken en het durft te benoemen, ontstaat er ruimte om er anders mee om te gaan. Vaak helpt het om met een ander (IB-er, directeur, collega) na te gaan wat precies maakt dat je ergens tegenop ziet. Heb je bijvoorbeeld bepaalde overtuigingen die je in de weg zitten of voel je je niet ervaren genoeg in bepaalde gespreksvaardigheden? Soms is hierover praten (of lezen) al genoeg. Soms helpt een training of coaching. Het kan ook fijn zijn om een nieuw of moeilijk gesprek samen met een collega te voeren. Je zit er dan niet alleen voor. De collega kan inspringen als dat nodig is of een bepaald stuk van het gesprek voeren. Je kunt het gesprek samen nabespreken en zo leren door te doen.

Goede intervisie helpt bij de invoering van Oudercommunicatie 3.0. Dan krijg je de gelegenheid om te bespreken hoe je zelf omgaat met het anders voeren van gesprekken. Je leert dan ook steeds van wat anderen inbrengen en je biedt elkaar steun en inspiratie. 

Ben je als schoolleider geïnteresseerd in teamontwikkeling in het onderwijs via teamcoaching, teambuilding, intervisie of een gerichte in company training?
Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Onze trajecten kunnen worden opgevoerd ten behoeve van het schoolleidersregister op de volgende competenties onder informeel leren: 

• Persoonlijk Leiderschap
• Regie en strategie
• Kennis- en kwaliteitsontwikkeling 
• Leidinggeven aan verandering
• In relatie staan tot de omgeving  

We leveren hiertoe de benodigde informatie aan.

Wil je als onderwijsprofessional graag actief aan de slag met het versterken van je (ouder)communicatie?
Dan is onze open tweedaagse training Effectief & Assertief Communiceren iets voor jou. Neem voor meer informatie contact met ons op.