Werkstress reductie: het vergroten van je regelmogelijkheden

 

Organisaties en leidinggevenden kunnen de kans op werkstress en een burn-out bij medewerkers verkleinen door op drie zaken heel alert te zijn: de werkdruk, de regelmogelijkheden en de sociale steun.  

 

In het artikel  Werkstress reductie: de werkdruk verlagen, balans tussen draagkracht en draaglast besteedden we aandacht aan de eerste cruciale factor: het verlagen van de werkdruk. 

In dit artikel alles over de voordelen van het vergroten van de regelmogelijkheden

  

Wil je meer weten over de cijfers en achtergronden van werkstress? 
Je vindt ze in ons artikel Werkstress reductie: 3 factoren om mee aan de slag te gaan.

 

Dit artikel is eerder verschenen in onze nieuwsbrief 'Werkstess reductie: #3 Het vergroten van je regelmogelijkheden' (nr.43). Ook elk kwartaal gratis tips en artikelen voor meer balans en ontspanning ontvangen? Meld je hier aan voor ons E-zine!  

 

Het vergroten van je regelmogelijkheden

Ben je je bewust van wat je wel en niet zelf kunt regelen en beïnvloeden in je werk? En weet je wat dat doet in het kader van werkstress?
Wanneer je leidinggevende bent is die vraag ook wezenlijk voor elk van je teamleden. 
Minder werkstress? Benut optimaal je regelmogelijkheden. Wil je werkstress reduceren? Voor jezelf of voor je teamleden, lees verder….

 

In dit artikel: 

  • De 5 grote voordelen van meer regelruimte
  • Een ZELFSCAN: Hoeveel vrijheid en autonomie ervaar jij met betrekking tot het sturen en organiseren van je werk?
  • Een 3-stappenplan om je regelruimte te vergroten
  • Tips om zelf en als leidinggevende tot meer regelruimte te komen 

Met regelmogelijkheden wordt verwezen naar de mate waarin je zelf invloed kunt uitoefenen in en op je werk. De vrijheid die je hebt om zelf te bepalen hoe je je werk optimaal inricht en organiseert.

 

Hoe meer invloed je ervaart om je werk naar eigen inzicht goed uit te voeren, des te beter je het zo kunt regelen dat je je daar prettig bij blijft voelen.

Je kunt dan immers beter afstemmen op jouw wensen en behoeften, je kwaliteiten en interesses.

Hoe beter die afstemming, des te minder energieverlies en werkstress!

 

De 5 Grote Voordelen van Regelruimte!

Bij meer regelmogelijkheden:

  1. leidt een hogere werkdruk veel minder snel tot vermoeidheidsklachten en stress. De regelruimte werkt als een buffer. Daardoor kun je zaken veel makkelijker opvangen. Het helpt enorm wanneer je meer richting kunt geven aan je werk. 
  2. kunnen mensen taken beter afwisselen waardoor ze minder risico lopen op lichamelijke klachten bijvoorbeeld als gevolg van (repetitieve) overbelasting. Denk bijvoorbeeld aan het afwisselen van beeldschermwerk met even in beweging zijn, een gesprek voeren of een pauze houden.
  3. kun je je werk beter afstemmen op hoe je je voelt en wat je aankunt gedurende de dag en door de week. Daardoor kun je je energie beter benutten, ervaar je minder spanning en ben je effectiever. Ben je bijvoorbeeld rond een uur of 10 's ochtends het meest scherp, plan dan die taken in die een grote concentratie vergen.
  4. is het beter mogelijk incidenteel overwerk te voorkomen. Bijvoorbeeld door werkzaamheden te verschuiven in de tijd of hulp in te roepen van collega’s.
  5. ervaar je vaak meer motivatie, betrokkenheid en arbeidstevredenheid. Wanneer je immers zelf je voorwaarden voor succes op orde kunt brengen, neemt de kans op succes toe. Je zult daardoor eerder serieus genomen worden, gevraagd worden om mee te denken en te doen en meer voldoening halen uit je werk.

 

3-Stappenplan om tot meer regelruimte te komen

Wat wil je veranderen? 

Hoeveel vrijheid en autonomie ervaar jij met betrekking tot het sturen en organiseren van je werk? Hoe tevreden ben je hierover?

En in welke mate maak je (effectief) gebruik van de regelruimte die je hebt?

Wil je je regelruimte vergroten?

Zo ja, volg dan ons 3-stappenplan om tot meer regelruimte te komen.

 

Stap 1 - Keuzes maken

Met de Zelfscan Regelruimte kun je checken hoe het met jouw regelruimte staat. Je kunt dan snel zien waar je meer regelruimte wilt creëren of benutten.

Als je de zelfscan hebt ingevuld, stel jezelf dan onderstaande vragen:

 

TIPS 

  

Durf de ruimte die er is te benutten en dingen uit te proberen. Kijk wat het beste werkt voor jou.

  

Stap 2 - Meer gebruik maken van de samenwerking met collega’s

De regelmogelijkheden worden voor een ieder groter naarmate je meer en beter samenwerkt.

Dit geeft bijvoorbeeld meer ruimte om: 

 

Wil je meer gebruik maken van de samenwerking met je collega's?

Stel jezelf dan de volgende vragen:

 

Stap 3 - Communiceren over je wensen

Knelpunten oplossen vergt meestal dat je ze benoemt en bespreekt.

Kijk of je de volgende vragen voor jezelf kunt beantwoorden:

 

TIPS  

  

Assertiever zijn creëert duidelijkheid en opent deuren!

 

Vergroot de regelmogelijkheden in je team 

De mate waarin je regelmogelijkheden hebt, hangt sterk samen met 

  1. de functie die je hebt en 
  2. de manier waarop het bedrijfsproces en de productie in de organisatie zijn geregeld. 

  

Ad. 1 Hoe meer je ‘eigen baas’ bent, des te meer regelruimte je hebt. 

Heb je een functie waarin je in grote mate zelf bepaalt welke doelen je wilt realiseren, hoe, wanneer en waar je daar aan wilt werken, dan is je regelruimte veel groter, dan wanneer de besluitvorming hierover ligt bij anderen, bijvoorbeeld bij je leidinggevende, de planning en/of de werkvoorbereiding. 

 

Ad. 2 Hoe meer je een schakeltje in een keten bent, des te minder regelruimte je hebt.

Ben je sterk afhankelijk van de input van anderen en zijn anderen in grote mate afhankelijk van wat en wanneer jij iets oplevert, des te minder regelmogelijkheden je waarschijnlijk hebt. Je hebt dan immers veel meer rekening te houden met wat benodigd is om het gehele proces goed te laten verlopen. Vaak voel je meer stress wanneer je niet tijdig de goede spullen of stukken aangeleverd krijgt en wanneer anderen in je nek hijgen omdat jij niet tijdig oplevert. Het gevoel dat je niet verder kan volgens je eigen plan of dat je aangesproken wordt op zaken waarbij je van een ander afhankelijk bent, geeft veel mensen spanning.

 

TIPS 

1. Geef mensen ruimte en vertrouwen!

Als leidinggevende reduceer je de werkstress in je team door de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk te beleggen. Geef je iemand meer verantwoordelijkheid, zorg er dan voor dat je bij diegene ook de daarbij benodigde bevoegdheden en regelmogelijkheden goed belegt. Doe je dit laatste niet, dan creëer je juist werkstress.

 

Werk je met professionals, stem dan goed af welk resultaat gewenst wordt en wanneer. Vertrouw erop dat professionals zelf en samen bepalen hoe tot die resultaten te komen. Neem de tijd om samen te evalueren. Worden de resultaten niet (tijdig) gehaald, ga dan na waar dat aan ligt. Kloppen de doelen, is de werkwijze de juiste, mist iemand specifieke kennis, ervaring of bepaalde capaciteiten? 

 

2. Neem zelf het heft in eigen hand!

Hoe jij zelf omgaat met de (beperkte) ruimte die er is binnen je functie is natuurlijk uiteindelijk bepalend voor de mate waarin je werkstress ondervindt.

 

Ken en benut je die ruimte optimaal? En help je teamleden die ruimte te verkennen?

 

Hoe meer je je bewust bent van de regelmogelijkheden die er zijn en het logisch vindt dat je die goed benut, des te meer je daar je voordeel mee kan doen. Dat vergt durven kiezen en goed communiceren. Bijvoorbeeld door in je planning ook rekening te houden met waar en wanneer jij het prettigst werkt. Invloed uitoefenen via je planning en door de prioriteiten die je stelt is wezenlijk van belang wanneer je effectief en efficiënt wilt werken. Durf je ‘nee’ te zeggen, zonder schuldgevoel? En durf je bewust in de schijnwerpers te gaan staan en ‘ja’ te zeggen tegen projecten die je heel leuk lijken? 

 

Je doelen realiseren vergt dat je bewust de voorwaarden schept om je potentieel optimaal te benutten. Plan je tijdig hersteltijd en reflectietijd in wanneer je merkt dat je die nodig hebt? Zorg je zoveel mogelijk voor een fijne werkplek en de mensen, kennis en middelen die je nodig hebt? Maak je gebruik van de kansen en ontwikkelmogelijkheden die er zijn? 

Kortom: durf invloed uit te oefenen daar waar dat mogelijk is en daar waar het bijdraagt aan het plezier en succes in je werk.

  

3. Regel en faciliteer het proces!

Als leidinggevende reduceer je werkstress in je team door het werkproces effectief en efficiënt te organiseren. Doe dit met de betrokkenen.

 

Hier een aantal vragen waar je met elkaar zeker een antwoord op wilt hebben: 

  • Weet iedereen wat het hogere doel is?
  • Waar doe je het voor, waar ben je samen naar op weg? Ga samen na waar verbeteringen in het proces mogelijk zijn.
  • Is het duidelijk wie waarvoor aan de lat staat en wie welke beslissingen neemt
  • Beschikt iedereen over wat hij of zij nodig heeft om tot goede resultaten te komen?
  • Zijn planningen goed op elkaar afgestemd en houdt men voldoende marges aan? 
  • Koppelen mensen goed en tijdig terug en weet een ieder hoe om te gaan met verstoringen?

   

4. Investeer in het optimaliseren van de samenwerking!

Ga met degenen die voor jou relevant zijn in het werkproces open het gesprek aan over de wederzijdse verwachtingen. Dat kan 1 op 1, maar ook in teamverband. 

 

  • Creëer duidelijkheid over wat je zelf en samen nodig hebt om goede resultaten te boeken. Niet alleen qua inhoud: wat lever je mij aan en ik jou? Maar ook qua samenwerking: weet hoe een ieder zo ongeveer in elkaar zit en wat een ieders sterke en zwakkere kanten zijn, zodat je daar rekening mee kunt houden en elkaar kunt versterken.
  • Benoem het wanneer je een keer niet zo lekker in je vel zit en ondertitel je gedrag, zodat er geen ruis ontstaat in de communicatie.
  • Geef elkaar feedback. Niet met een opgeheven vingertje, maar door hetgeen je meent te zien te checken bij de ander. Door terug te geven wat dat met je doet en door vertrouwen te hebben in dat de ander hier positief mee om zal gaan.
  • Durf je fouten te zien en toe te geven en leg de lat niet te hoog voor jezelf en anderen.
  • Wil je samen maximaal inzetten op het reduceren van werkstress? Wees jezelf en laat de ander ook zichzelf zijn en durf het te bespreken wanneer het schuurt. 

 

Beter met elkaar door één deur kunnen betekent dat je niet alleen staat voor wat je hebt te regelen, maar dat je gebruik kunt maken van een heel team om dingen voor elkaar te krijgen. 

 

Wil je eens in gesprek over teamontwikkeling?  Neem dan contact op met Miranda (06-13.54.10.47) of Nannette (075-614.54.27) om de mogelijkheden te bespreken of direct een afspraak in te plannen.

 

Wil je zelf meer invloed hebben op de voorwaarden voor je succes? 

Neem contact met ons op (075.614.54.27) om een intake coachgesprek in te plannen en/of volg onze Training Effectief en assertief communiceren.  

En wanneer je merkt dat wat de werksituatie van je vraagt helemaal niet (meer) passend is bij wat jij wilt of kunt, we verzorgen ook loopbaancoaching.  

Welkom bij Langedijk Consult

Miranda Langedijk

Langedijk Consult is gespecialiseerd in professionele (team) coaching & training. Effectief communiceren en (samen)werken en burn-out preventie en stressreductie.