Projectmatiger werken

Projectmatiger werken

Zo kom je tot een SMART plan!

Doelen schieten vaak de grond uit als paddenstoelen. Onze to-do lijsten hebben de neiging te groeien als kool.
Als doelen niet uit zichzelf uit het oog verdwijnen, ondergesneeuwd raken in de hectiek van alledag of stiekem onbewust worden uitgesteld, dan springen we er soms middenin, zonder ons bewust af te vragen wat we, wanneer en hoe, precies willen bereiken.
Projectmatiger werken helpt je dingen voor elkaar te krijgen!

Is er een project in je werk of privé waar je mee aan de slag wil?
In dit artikel gaan we in op de basis van projectmatig werken. In een behapbaar project maak je je doelen concreet en ga je ervoor zorgen dat je ze ook behaalt. We kijken naar de winst die het kan opleveren om zaken projectmatiger aan te pakken of dat nou in je werk is of privé.

Elk project vergt in essentie het zetten van dezelfde basisstappen: een ‘ABC-tje’.
A. Je stelt een doel. Hoe zie je het gewenste eindresultaat voor je?
B. Je maakt een analyse van de uitgangssituatie. Wat is de huidige situatie?
C. Je maakt een actieplan om van A naar B te komen. Wat doe je wanneer en hoe?

Juist het bewust zetten van deze stappen helpt je om je richting te bepalen, overzicht te krijgen en te houden, je niet te verliezen in bijzaken, gemotiveerd te blijven en niet in uitstelgedrag te verdwijnen.
Dus wil je je eigen boot bouwen, je administratie digitaliseren, een jaarplan opstellen, een schoolreisje of je vakantie plannen, je zolder verbouwen of de samenwerking in je team verbeteren? Dan kun je jezelf helpen te starten en door te zetten door dit projectmatig aan te pakken.

In dit artikel geven we je hiervoor volop instrumenten en tips mee. Projectmatig werken vergt lef hebben. We starten dan ook met 5 tips om door te pakken. Dan de A4 methode en meer over het SMART maken van je project. Tot slot een handige invultool om aan de slag te gaan met je eigen LEAN A3 projectplan.
Op naar een geslaagd project!

Dit artikel is eerder verschenen in onze nieuwsbrief ‘Projectmatiger werken #1 – zo kom je tot een SMART plan!’ (nr. 53)

Ook elk kwartaal gratis tips en artikelen voor effectiever timemanagement ontvangen?

Een project vergt lef hebben!

5 Tips om door te pakken 

1. Durf af te bakenen

Een project is een in tijd en middelen begrensde activiteit om iets te creëren. Durf voor één realistisch, haalbaar doel te kiezen en maak dit niet steeds groter of anders. Voor je het weet ben je 10 jaar bezig 🙂

2. Durf te schatten

Een project is eenmalig. Het is geen ‘business as usual’, je hebt nog geen routine of vaste werkwijze. Daarom vergt het bewuste aandacht en een goed projectplan. Zo kun je het project beter managen. Je ziet waar je afwijkt van de planning en waar je bij kunt stellen.
Als iets nieuw is, is het natuurlijk wat lastig in te schatten hoe lang benodigde activiteiten gaan duren. Durf een inschatting te maken in plaats van geen stap te plannen, omdat je niet weet hoelang je bezig zult zijn. Je kunt altijd bijstellen.
Pas wanneer je taken in de tijd gaat inplannen, kun je aan anderen goed aangeven wat je wanneer van hen nodig hebt of aan hen gaat leveren.

3. Durf te vragen

Een project vergt bijna altijd samenwerking met anderen. Vraag jezelf af ‘wat doe ik zelf’ en ‘wat vraag ik aan een ander’? Ga na waarin een ander meer expertise heeft en durf hulp te vragen.

4. Durf verwachtingen te bespreken

Wanneer je samenwerkt is het belangrijk dat de verantwoordelijkheden in het project goed belegd zijn.
Neem regelmatig de tijd om verwachtingen over en weer helder op tafel te krijgen.
Niet alleen je verwachtingen over de inhoud (wat gaan we doen), maar ook over het proces (hoe werken we samen).

5. Durf specifieke keuzes te maken

Je kunt alles wat je doet dat uit meer taken bestaat die tot hetzelfde eindresultaat leiden en die met elkaar samenhangen een project noemen. Door al deze taken stap voor stap uit te voeren behaal je uiteindelijk het gewenste resultaat en is je project afgerond.

Je kunt het grootste project behapbaar maken door alle taken stap voor stap uit te voeren.
Om te weten waar je aan toe bent en helder te hebben wat je te doen staat, kun je beter een groot aantal kleine taken inplannen dan enkele grote.
Ze stuk voor stuk afronden en afvinken, helpt om gemotiveerd te blijven.

Zelf aan de slag?
Hieronder praktische handvatten om projectmatiger te gaan werken

Instrumenten en tips om je project SMART te maken

Om je eigen project overzichtelijk en praktisch haalbaar te maken, kun je het stap voor stap steeds concreter maken. Neem een concreet einddoel voor ogen en maak dit SMART. Dat helpt je om je taken vervolgens zo specifiek mogelijk te maken. Beantwoord voor jezelf daarbij de volgende vragen:

Hoe ziet mijn afgeronde project eruit?Tip: Het helpt om je doel te visualiseren. Hoe ziet het er zo meteen uit, wat doet het, wie heeft er belang en baat bij, wat levert het op?
Wanneer moet het klaar zijn?Tip: Wat zijn de mijlpalen, de grote tussenstappen waar je blij van wordt als ze af zijn?

A4 – de meest basale methode

  • Neem een leeg vel A4-papier en verdeel het in 3 gelijke delen.
  • Beschrijf het uitgangspunt van je project in het bovenste vak, het gewenste eindresultaat in het onderste vak en daar tussenin globaal de stappen die gezet moeten worden om van begin naar eind te komen.

Nu weet je waar je staat en wat je einddoel is.

SMART

De volgende stap is het SMART maken van wat je hebt genoteerd op je A4.

SpecifiekMaak je doelstelling concreet: wat, wie, waar, wanneer, waarom?
MeetbaarMaak je stappen en output meetbaar: in euro’s, uren, een tevredenheidsscore, etc.
Acceptabel en Ambitieus
Zijn je doel en de werkwijze die je kiest OK voor jezelf en de mensen die erbij betrokken zijn? Bijvoorbeeld in termen van duurzaamheid en efficiëntie. Is het doel ambitieus genoeg? Motiveert het je en brengt het genoeg op om er moeite voor te doen?
RealistischMaak je doel haalbaar. Ligt de lat niet te hoog?
Tijdgebonden
Plan je project in de tijd. Wanneer doe je wat?
Plan ook alle tussenstappen en taken in je agenda.

Werken met je eigen LEAN A3 projectplan

Het invullen van een LEAN A3 projectplan helpt je om op een gestructureerde manier vooronderzoek te doen, de noodzaak te bepalen, SMART doelen op te stellen, verbeteringen voor te stellen, voortgang te rapporteren, te evalueren en, na implementatie, het proces te borgen.
Het is een voortschrijdend document. Je vult het in de loop van een project aan met de vergaarde informatie en inzichten. Net zolang tot je project afgerond is.

1. Achtergrond

  • Waarom wil je hier aan werken?
  • Wat is het probleem?
  • Wat is de noodzaak?
  • Wat gebeurt er als je het niet doet?
  • Wie heeft er belang bij?

2. Huidige omstandigheden

  • Wat is de stand van zaken op dit moment?
  • Wat is het verschil tussen de huidige en de gewenste situatie?
  • Met behulp van cijfers, grafieken, tekeningen en foto’s kun je de uitgangssituatie SMART in kaart brengen.

3. Doelen

  • Wat is het gewenste SMART eindresultaat?
  • Wat zijn de voorwaarden voor het behalen van succes?
  • Is er een Plan van Eisen (PvE)?
  • Met behulp van cijfers, grafieken, tekeningen en foto’s kun je het eindresultaat SMART in kaart brengen.

4. Analyse

  • Een grondige analyse van het probleem.
  • Wat gaat er mis en waar?
  • Wat zijn de mogelijke oorzaken?
  • Met cijfers, grafieken en diagrammen kun je dit verder aantonen.

5. Voorgestelde maatregelen

  • Welke verbeteringen zijn nodig om de hoofdoorzaken van het probleem, zoals die uit de analyse zijn gekomen, weg te nemen of aan te passen?
  • Wat zijn de verwachtingen waaraan de maatregelen moeten voldoen?
  • Maak een actielijst!

6. Planning

  • Wie gaat wat, wanneer en hoe uitvoeren?
  • Met een realistische tijdsplanning naar aanleiding van je actielijst kun je de voortgang/status van het project bijhouden.
  • Een tijdsplanning is niet alleen een schatting van hoeveel tijd je per actie nodig hebt, maar ook een overzicht (in de agenda) van wanneer welke actie wordt uitgevoerd.
  • Zo zie je of de planning haalbaar is. Zijn de betrokken mensen op de afgesproken tijden beschikbaar? Zijn acties die nodig zijn om volgende stappen te zetten tijdig gereed?

7. Verifiëren van resultaten

  • Zijn alle acties tijdig en goed afgerond?
  • Wat is het resultaat?
  • Hebben de verbeteringen de gewenste effecten?
  • Met grafieken, cijfers, diagrammen, tekeningen en foto’s kun je aantonen wat de resultaten van je project zijn.

8. Vervolgtraject

  • Delen en presenteren van de resultaten.
  • Evalueren, hoe is het gegaan? Wat ging er goed, wat had er anders, beter gekund?
  • Zorg dat je leerpunten vasthoudt.
  • Vier je successen samen!
  • Bedenk hoe zaken te borgen en draag zo nodig zaken over aan degene die met de uitkomsten van je project gaat werken.

Wil je zelf projectmatiger gaan werken?
Coaching kan helpen je doelen te realiseren!
Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken of direct een afspraak in te plannen.