Zonder werkstress op vakantie

Het belang van een goede werkoverdracht

Het is bijna zomer! Voor de meeste mensen staat de vakantie voor de deur. Genieten van een welverdiende rust, terwijl op het werk alles op rolletjes loopt. Heel normaal. Of toch niet?
Uit onderzoek blijkt dat de periode voor de vakantie veel extra werkstress oplevert. Dit geldt zowel voor de vakantiegangers, als voor de achterblijvers.
In dit artikel 7 tips voor het verzorgen van een succesvolle (vakantie)overdracht, waarna je zonder werkstress op vakantie kunt.

Vakantiegevoel snel verdwenen

Twee derde van de vakantiegangers draagt zijn of haar werk niet over aan een collega. Zij zijn van mening dat het werk toch niet naar behoren zal worden uitgevoerd of zijn van plan om op vakantie door te werken. Na de vakantie is hun vakantiegevoel dan ook snel weer verdwenen bij de aanblik van een volgestroomde mailbox en bakjes met zaken die zijn blijven liggen en die om een directe aanpak vragen.

Het overnemen van werkzaamheden kan stress opleveren bij de achterblijvers. Is het werk niet naar behoren overgedragen dan is het extra lastig de taken op de juiste manier af te handelen. Daarnaast hebben de meeste mensen zelf een volle agenda en zijn ze druk bezig hun eigen werkzaamheden voor de vakantie af te krijgen.

Herken je dit en wil je dit jaar (en de komende jaren) op een ontspannen manier op vakantie gaan, je werkzaamheden met een gerust hart achterlaten bij je collega’s en na je vakantie weer rustig starten? 

7 tips voor een succesvolle (vakantie)overdracht 

1. Begin tijdig

Start ruim van tevoren met het organiseren van je overdracht. Maak een realistische planning van je reguliere werkzaamheden en de tijd die je nodig hebt om een goede overdracht te regelen. Houd daarbij ruimte voor ad hoc zaken. Plan ook privé afspraken in. Wellicht heb je tijd nodig voor het verlengen van je paspoort of het halen van inentingen. Plan in je laatste week voor je vakantie ruim tijd in om zaken af te ronden. 

2. Stel prioriteiten

Wanneer je taken oppakt en uitvoert is het van belang prioriteiten te stellen. Dat geldt in het algemeen, maar zeker in de periode voor een vakantie. Neem in de laatste weken voor je vertrek geen urgente nieuwe klussen meer aan. Delegeer ze of plan ze in voor na de vakantie.
Maak je vakantieoverdracht tijdig prioriteit nummer 1!

Na de tips vind je de handige Eisenhower methode om prioriteiten te stellen.

3. Informeer tijdig alle betrokkenen

Wanneer je tijdens je vakantie je taken door collega’s laat overnemen is het verstandig deze tijdig te informeren. Ook je collega’s hebben waarschijnlijk een volle agenda. Plan daarom ruim van te voren afspraken in en laat de anderen eventueel een keertje meelopen. Op die manier krijgen je collega’s de kans te oefenen en waar nodig vragen te stellen. Daarnaast kunnen ze hun planning tijdig aanpassen. Een teamoverleg is zeer geschikt om samen te bepalen wie wat gaat doen.

Informeer ook derde partijen over je afwezigheid en wie je back up is. Stel een out of office reply in bij je e-mail met daarin de namen van de collega’s die je taken overnemen en hoe zij te bereiken zijn.

4. Maak een overdrachtsdocument

Maak een overzichtelijk overdrachtsdocument en beschrijf daarin per actie:

• WAT: maak duidelijk wat er van je collega wordt verwacht.
• WANNEER: geef de planning en frequentie aan (bijv. rapport iedere maandag vóór 12 uur naar het MT sturen.
• WIE: noem de namen van de overige betrokken personen (liefst met telefoonnummers en e-mailadressen.
• WAAR: vermeld gerelateerde documenten en geef aan waar men kan vinden op de server of in de kast. Je kunt de documenten ook bijvoegen.
• HOE: Vertrouw op de kwaliteiten van je collega en geef je collega de ruimte om zelf een werkwijze te kiezen. Indien iets per se op een bepaalde manier moet worden uitgevoerd, bijv. een rapport,is een procesbeschrijving handig. Het is in dat geval ook raadzaam je collega in te werken.
• STATUS: geef een statusupdate: wat heb je al gedaan, wat staat uit bij derden?

Door het overdrachtsdocument vervolgens dagelijks of wekelijks te updaten blijft het actueel en hoef je vlak voor je vakantie alleen nog de puntjes op de i te zetten.

5. Maak afspraken over je bereikbaarheid

Het kan gebeuren dat iemand je in geval van nood wil bereiken op je vakantiebestemming. Bespreek van te voren wat ‘noodsituaties’ zouden kunnen zijn. Stem daarnaast af wie jou kan benaderen en op welke manier.

Miranda verzorgt vaker coaching voor onze organisatie en met mijn collega’s heb ik hier regelmatig positieve gesprekken over. Dit alles heeft ook een positieve weerslag op ons werk. We werken nu veel fijner en effectiever met elkaar samen.
Marcel van Leeuwen, monteur Akerboom Yacht Equipment

6. Plan een debriefing

Maak van tevoren alvast een afspraak voor een debriefing met degenen die je werkzaamheden hebben overgenomen. Om deze soepel te laten verlopen, kun je er voor kiezen om de eerste dag na terugkomst verder geen afspraken in te plannen.
Je kunt ook vragen om een overzichtsmail, zodat je niet de volledige mailconversatie hoeft te lezen. 

7. Vraag en geef feedback

Check bij alle (zijdelings) betrokkenen hoe zij jouw overdracht hebben ervaren, om je overdrachten in de toekomst (nog) beter te laten verlopen. Geef zelf ook feedback, tips waar zaken beter of anders hadden gekund, en natuurlijk ook welgemeende complimenten 🙂

De Eisenhower methode: effectief prioriteren

In tip 2 noemden we ‘m al: een handige methode om prioriteiten te bepalen is de Eisenhouwer methode.

Om te kunnen prioriteren naar urgentie en belang is het nodig dat je:

1. Weet welke doelen je echt wilt realiseren
2. Weet welke acties of taken je moet uitvoeren en hoeveel tijd deze kosten en dat je 
3. Zorgt voor een goede planning of overzicht.

Zet je ‘to do’ acties op een overzichtelijke manier op papier (orden ze naar soort actie, tijdsbesteding) en bundel taken die handig zijn om achtereenvolgens te doen, bijvoorbeeld telefoontjes plegen.

Moet ik dit nu 100% goed doen?

Stel jezelf tenslotte bij elke actie nog eens de volgende vragen en bepaal definitief of je de actie wel of niet gaat uitvoeren en zo ja, hoe:

Van de acties die terecht komen in de categorie ‘Nu doen’ doe je vervolgens die dingen die je lastig vindt eerst. Dat scheelt pieker- en er-tegenop-zien tijd.
Je hoeft je geen zorgen meer te maken of je nog wel aan die belangrijke maar moeilijke of lastige klus toekomt. Deze doe je namelijk eerst. 
Vergeet niet jezelf na afloop te belonen! 🙂

Meer artikelen in deze reeks

Werkstress reductie: de werkdruk verlagen

10 Tips voor minder stress

Tips voor meer rust en ontspanning

Wil je structureel je stresslevels omlaag brengen? Maak met ons een plan!
We begeleiden mensen individueel en verzorgen ook bewustwording- en preventietrajecten voor MT’s en teams.
Wil je zelf actief aan de slag met een gezonde mentale basis, dan is onze open tweedaagse training Effectief & Assertief Communiceren iets voor jou. We geven deze training ook in company.

Anderen bekeken ook deze artikelen

Bepaal je eigen koers

Goede feedback stimuleert

10 Tips voor het verkrijgen van meer succes